Hay varios documentos financieros que son esenciales para el éxito de cualquier pequeña empresa, como la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de flujo de efectivo y la cuenta de resultados. Los tres estados mencionados se elaboran internamente, normalmente por un contador especializado en pequeñas empresas. Sin embargo, un estado importante, el estado bancario, se genera externamente.
Los bancos y las instituciones financieras preparan este documento cada mes, lo que permite a las personas y a las empresas controlar y evaluar sus finanzas. Todos los propietarios de pequeñas empresas pueden beneficiarse de revisar y conciliar regularmente sus estados de cuenta bancarios.
Un extracto bancario también permite ver los flujos de ingresos, los gastos, la actividad de gasto y los beneficios relacionados con la cuenta. Los expertos financieros recomiendan entender el estado de cuenta bancario porque le ayuda a tomar decisiones informadas y a desarrollar mejores hábitos financieros.
Sin embargo, los particulares y los propietarios de pequeñas empresas se enfrentan a menudo a errores bancarios, irregularidades en el saldo de la cuenta y problemas con los depósitos y retiros.
¿Por qué conciliar los estados de cuenta bancarios?
Varias razones para conciliar el estado de cuenta bancario incluyen:
Siga leyendo para obtener más información sobre la conciliación de los extractos bancarios, utilizando los enlaces que aparecen a continuación para navegar por las secciones que mejor responden a sus preguntas.
La conciliación del estado de cuenta bancario es un proceso importante que se centra en encontrar la diferencia entre el saldo bancario del estado de cuenta y el importe de la cuenta de efectivo de la empresa a final de mes.
Los propietarios de pequeñas empresas pueden aprovechar el proceso para averiguar su verdadero saldo de caja identificando las discrepancias e irregularidades en sus cuentas bancarias. Por ejemplo, si el banco ha cobrado un cheque por un importe diferente, se considera un error del banco. Del mismo modo, si se han realizado depósitos, pero el banco no los ha registrado, se considera un error del software bancario.
Otra razón por la que es necesaria la conciliación de cuentas bancarias es para legitimar los depósitos y retiros automáticos que el software de contabilidad no ha registrado. Los pagos realizados sin su conocimiento se consideran un robo o un fraude, lo que significa que debe conciliar su banco para saber qué ocurrió.
La conciliación de un estado de cuenta bancario le ayuda a identificar las irregularidades, los posibles errores bancarios y las actividades fraudulentas ocurridas en la cuenta bancaria de su persona o empresa durante los meses. Todo el proceso puede mantenerle informado sobre las transacciones autorizadas y no autorizadas, los cheques no cobrados, las revisiones de ingresos y gastos, etc.
A continuación se indican los pasos para preparar una declaración de conciliación bancaria:
El proceso de conciliación del estado de cuenta bancario suele comenzar con la comparación del estado de cuenta individual o de la empresa con la cuenta de efectivo del libro mayor. El proceso requiere que usted marque todas las entradas que coincidan para asegurarse de que todas las entradas del libro mayor se han liquidado en la cuenta bancaria. Una vez que la partida se liquida en la cuenta bancaria de su empresa, significa que se ha completado una transacción específica.
Añadir los depósitos en tránsito al saldo final es el segundo paso esencial tras completar el proceso de comparación. El proceso implica centrarse en las partidas restantes del libro mayor de su empresa y añadir los depósitos en tránsito a su saldo final. Tenga en cuenta que los depósitos en tránsito se refieren a los depósitos documentados o registrados en su registro. Sin embargo, estos depósitos no se ven en el estado de cuenta bancario.
Una vez que haya añadido los depósitos en tránsito a su saldo final, es el momento de deducirle los cheques pendientes. Recuerde que los cheques pendientes se deducen de su registro, pero no aparecen en su estado de cuenta bancario.
Evalúe el saldo final y, basándose en su estado, sume o reste los errores bancarios a su saldo final. Por ejemplo, podrían ser depósitos y retiros irregulares o incorrectos. Asegúrese de comprobar dos veces los errores bancarios antes de sumarlos o restarlos al saldo final.
Este es un paso crucial en el proceso de conciliación del estado de cuenta bancario. Hay que deducir los cargos por servicios bancarios, como los cargos por transferencia bancaria, las tarifas por exceso de cheques, los cargos por mantenimiento de cuenta y las tarifas por cheques devueltos.
Muchos particulares y propietarios de pequeñas empresas tienen cuentas remuneradas, lo que les permite ganar intereses por sus depósitos. Por ejemplo, depositar dinero en una cuenta de ahorro o en una cuenta corriente con intereses puede ayudarle a ganar intereses por su dinero.
Por lo tanto, cuando concilie su estado de cuenta bancario, asegúrese de añadir los intereses ganados al saldo final. Recuerde que esto no es necesario si no tiene una cuenta que genere intereses. Además, añada o deduzca los errores en sus registros de cheques, como una omisión de pago o una transacción en efectivo.
El proceso de conciliación requiere la preparación de entradas en el diario. El objetivo es corregir los errores encontrados en el libro mayor y en el estado de cuenta bancario. Los empresarios pueden contabilizar los elementos del estado de cuenta bancario en el libro mayor utilizando las entradas del diario. Es crucial volver a ejecutar la cuenta de efectivo del libro mayor después de contabilizar todas las entradas del diario. De este modo, se puede actualizar el saldo final de cada partida contabilizada.
Una vez que haya actualizado las entradas del diario para cada una de ellas contabilizadas en el saldo final, compare el saldo de caja del libro mayor ajustado y el saldo del estado de cuenta bancario conciliado. Asegúrese de que los saldos son iguales. De lo contrario, tendrá que volver a realizar los pasos. El objetivo es ajustar el saldo por los cheques pendientes y los depósitos en tránsito.
Los expertos financieros y contables recomiendan conciliar la cuenta bancaria cada mes, especialmente después de que el banco le envíe el estado de cuenta. Sin embargo, también puede conciliar su cuenta bancaria diaria o semanalmente, dependiendo de las operaciones de su negocio, la frecuencia de las transacciones y las irregularidades en su libro mayor y el estado de cuenta bancario.
La conciliación de la cuenta bancaria cada mes le ayudará a hacer un seguimiento de sus transacciones. También le permitirá averiguar las transacciones inusuales, los errores contables y las actividades fraudulentas, y hacer esfuerzos para solucionarlos. Las empresas que no realizan conciliaciones bancarias con regularidad corren un mayor riesgo de:
Por lo tanto, es crucial comprobar su estado de cuenta bancario y realizar el proceso de conciliación diaria, semanal o mensualmente, según sus necesidades. De este modo, podrá evitar problemas como las fugas de efectivo y agilizar las operaciones de su empresa.
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El objetivo principal de la elaboración del informe de conciliación bancaria es identificar las irregularidades entre el banco y los registros contables de una entidad. Las investigaciones muestran que una diferencia de tiempo es la principal causa de tales discrepancias por parte del banco o de su empresa.
Las discrepancias también se deben a una actividad descuidada, fraudulenta o ilegal por parte de su empresa. Conciliar su banco es un método eficaz para evitar malversaciones y fraudes en los fondos de su empresa.
Los expertos recomiendan una gestión adecuada de su conciliación bancaria para identificar errores en los registros contables de su empresa. Una buena gestión también puede conducir a un proceso más ágil a la hora de revelar errores en su cuenta bancaria.
Además, conciliar su banco cada mes puede ayudarle a controlar y evaluar los flujos de efectivo de su empresa. Garantiza que su banco o institución financiera privada le proporcione los créditos y tarifas adecuados.
Un proceso de conciliación bancaria también le ayuda a supervisar y controlar las funciones internas. Por ejemplo, la identificación o el seguimiento de los retiros bancarios no autorizados y la determinación de la rotación excesiva de efectivo.
Es habitual que muchas empresas se encuentren con discrepancias en sus registros contables. La diferencia entre el saldo bancario en la cuenta de la empresa y el estado de cuenta bancario real suele deberse a una diferencia de calendario.
Ciertas transacciones no se actualizan en su banco incluso después de haber sido registradas por la entidad, lo que provoca ineficiencias. Un proceso de conciliación bancaria es vital para garantizar que todo vaya bien y sea óptimo.
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Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
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