En pocas palabras, una factura es un documento que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Cuando se dirige una pequeña empresa, la factura suele enviarse a un cliente después de haber entregado el producto o prestado el servicio, pero antes de que se produzca el pago.
Cuando se factura a otra empresa, el importe de la factura se ingresa en sus cuentas por pagar. Esto significa que el dinero sale de su bolsillo. Por su parte, se ingresa en sus cuentas por cobrar, y en su bolsillo.
Cuando se trata de la contabilidad de los propietarios de pequeñas empresas, uno de los aspectos más importantes de las facturas es que proporcionan una documentación concreta de las transacciones. Esto puede estandarizar la información de los pagos para sus contadores y ayudarle a defenderse de las auditorías del IRS.
Una factura profesional consiste en varios componentes clave:
– Información de contacto (nombre, correo electrónico, número de teléfono, dirección y número comercial de su empresa)
– Sección Facturar a (el nombre, el correo electrónico, el número de teléfono y la dirección de su cliente)
– Número de factura
– Fecha de la factura
– Términos de pago
– Producto desglosado o detalles del servicio
– Notas adicionales que haya
En el encabezado, la sección de información de contacto proporciona el nombre, el correo electrónico, el número de teléfono, la dirección física y el número de su empresa. La sección “Facturar a” contiene el nombre, el correo electrónico, el número de teléfono y la dirección física de su cliente.
El número de factura es un número de identificación único que puede ser útil para el seguimiento y la referencia interna y externa.
La fecha de la factura proporciona una marca de tiempo para cuando la transacción ha sido oficialmente registrada. La fecha de la factura dicta tanto la duración del crédito (si procede) como la fecha de vencimiento de la factura, que suele ser 30 días después de la fecha de la factura. La fecha de la factura también puede ser utilizada por su cliente como prueba de compra con sello de tiempo en caso de que necesite devolver artículos o que se le reembolse un pago.
En ellos se indica la rapidez con la que se espera el pago. En el caso de las pequeñas empresas y los autónomos, el plazo de pago de las facturas más habitual es el neto 30. Neto 30 significa que el pago se debe realizar a los 30 días de la fecha de la factura.
Esta sección de la factura contiene una tabla en la que se puede desglosar y describir cada producto o servicio prestado. Esto es útil para consolidar varias transacciones en una sola factura, si es necesario. Esta sección incluye los artículos, el precio por artículo, la cantidad, el impuesto sobre las ventas y el precio total.
Aquí puede poner cualquier nota que tenga en relación con la transacción, ya sea una nota de agradecimiento a su cliente o más información relevante.
El hecho de que un documento contenga todos los apartados anteriores no lo convierte en una factura eficaz. Un buen documento de factura presenta la información de forma clara y comprensible, con delimitaciones claras para cada tipo de información. Este es un buen ejemplo de factura; puede descargar el pdf aquí.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.
Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.
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