Dependiendo de a quién le pregunte, las empresas llevan utilizando el método de contabilidad por partida doble o de doble entrada desde hace mil años o más, y tanto los italianos como los coreanos se atribuyen su invento. Este método ha perdurado porque, bueno, funciona; la partida doble brilla donde la partida simple falla. Y aunque la contabilidad por partida simple tiene su utilidad para los contratistas independientes o las empresas unipersonales, es ineficaz para el manejo de libros de las pequeñas empresas.
Además de ser más eficaz para las pequeñas empresas que la contabilidad por partida simple, la contabilidad por partida doble sigue las normas contables establecidas por los GAAP (Principios Contables Generalmente Aceptados), que a su vez son establecidos por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB).
En este artículo, desglosamos qué es exactamente la contabilidad por partida doble.
En pocas palabras, la contabilidad por partida doble es un sistema de manejo de libros omnipresente que registra de dónde viene el dinero y a dónde va. El principio fundamental de la contabilidad por partida doble es que, tras una transacción financiera, cada entrada realizada en una cuenta tiene su correspondiente entrada en otra cuenta. Esto produce dos entradas – de ahí el nombre. Cuando se muestran uno al lado del otro en un libro de contabilidad, la entrada que aparece en el lado izquierdo se denomina entrada de débito, mientras que la entrada que aparece en el lado derecho se llama entrada de crédito.
Las diferencias entre el débito y el crédito son las siguientes:
Cada entrada afecta a dos cuentas distintas. Por ejemplo, cuando se vende un bien físico, la cuenta de caja aumenta para reflejar la venta, mientras que la cuenta de existencias disminuye para reflejar el bien vendido. La contabilidad por partida doble utiliza la ecuación contable por excelencia:
La ecuación contable es sencilla y concisa, pero puede ampliarse y elaborarse para producir documentos financieros más complicados, como el balance. Es posible que usted haya notado las similitudes entre esta ecuación y la información presentada en un balance, en el que el total del activo de una empresa es igual al total del pasivo más el capital de los accionistas.
A lo largo del proceso contable, ambos lados de la ecuación deben permanecer equilibrados.
Un ejemplo de esto en acción sería una empresa de plomería con varios empleados que compra furgonetas de trabajo a crédito por $100.000. Las furgonetas tienen una vida útil estimada de ocho años. Dado que la empresa de fontanería adquirió activos (las furgonetas), se realiza un débito de $100.000 en la cuenta de activos. Y como las furgonetas se compraron a crédito, se hace un abono de $100.000 en la cuenta por cobrar. Ambos lados de la ecuación quedan equilibrados.
Hoy en día, los programas de contabilidad más utilizados hacen el trabajo pesado de la doble entrada por usted.
La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas crearon sus compañías porque eran expertos en proporcionar un bien o un servicio, no en hacer balance de un libro. Además, la contabilidad de las pequeñas empresas y de las empresas emergentes puede ser difícil y polifacética. Sin embargo, una buena contabilidad y un buen manejo de libros son imprescindibles para gestionar la salud financiera de cualquier empresa, orientar las decisiones para las iniciativas de crecimiento y, en última instancia, garantizar que su negocio esté al día con sus obligaciones fiscales a lo largo del año. Sin embargo, también puede ser tediosa, complicada y llevar mucho tiempo, sobre todo para los propietarios de pequeñas empresas o empresas individuales. Además, el IRS puede ser implacable cuando se trata de errores, por ejemplo, la presentación de sus impuestos sobre la nómina sólo un día después de la fecha límite incurre en una multa del 2%. Para empeorar las cosas, estas multas pueden llegar a suponer el 15% de la cantidad inicial adeudada.
Sin embargo, hay buenas noticias: externalizar la contabilidad y el manejo de libros a una empresa externa es un proceso sencillo y gratificante que permite a los propietarios de empresas pasar menos tiempo preocupándose por los libros y más tiempo, bueno, dirigiendo sus negocios. Cada día, más propietarios de empresas confían en los servicios de contabilidad para pequeñas empresas de FinancePal.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.
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