Contabilidad de efectivo vs. Contabilidad de devengo para pequeñas empresas

Written by: Jacob Dayan

Como propietario de una pequeña empresa, una de las muchas decisiones financieras importantes que tendrá que tomar es la de utilizar la contabilidad de efectivo o la de devengo. Para muchos propietarios de negocios, esto puede ser un obstáculo al comenzar. Tanto si no sabe cuál es la diferencia entre estos dos métodos de contabilidad como si necesita más información sobre su funcionamiento, nosotros le ayudaremos.

En pocas palabras, la diferencia entre la contabilidad por el principio de devengo y la de efectivo se reduce al momento en que se registran las transacciones. En la contabilidad por devengo, las transacciones se registran tan pronto como se inicia un intercambio. Sin embargo, en la contabilidad de efectivo, las transacciones no se registran hasta que se envía o se recibe el dinero.

Si no está familiarizado con estos conceptos, le recomendamos encarecidamente que se sumerja en este artículo. Pero, si tiene poco tiempo y una pregunta específica que necesite respuesta, utilice estos enlaces para navegar a la sección que necesite:

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¿Cuál es la diferencia entre la contabilidad de efectivo (o caja) y la de devengo?

Contabilidad de efectivo o caja

Contabilidad por el principio de devengo

¿Deben las pequeñas empresas utilizar la contabilidad de efectivo o la de devengo?

¿Qué método contable es mejor, el de efectivo o el de devengo?

¿Se puede cambiar de la contabilidad de efectivo o caja a la contabilidad por el principio de devengo?

¿Cómo puede ayudar FinancePal a su empresa con la contabilidad?

Avanzar con el método de contabilidad adecuado para su negocio

¿Cuál es la diferencia entre la contabilidad de efectivo o caja y la contabilidad de devengo?

La diferencia entre la contabilidad de efectivo o caja es el momento en que se registran las transacciones:

• • Contabilidad de efectivo o caja: Las transacciones se registran cuando el efectivo entra o sale de su negocio.
  • Contabilidad por el principio de devengo: Las transacciones se registran en el período en que ocurrieron, independientemente de si el dinero cambió de manos o no.

A la hora de elegir un método de contabilidad para su empresa, tendrá que considerar cuidadosamente los pros y los contras de la contabilidad de efectivo o devengo, que trataremos en breve.

Pero primero, veamos un ejemplo rápido que compara cómo se registraría la misma transacción utilizando los dos métodos diferentes:

Digamos que su empresa fue contratada para un trabajo el 1º de febrero, en el que el cliente recibe un presupuesto de $5.000 dólares. De esos $5,000, $3,500 son el costo de la mano de obra y los materiales para completar el trabajo. Sobre esta base, el beneficio de su empresa será de $1,500. El cliente paga el trabajo el 1º de marzo.

• • Contabilidad de efectivo o caja: Los ingresos ($1,500) no se registrarían hasta el 1º de marzo. Sin embargo, podría elegir registrar sus gastos el 1º de febrero o el 1º de marzo, según sus preferencias. Si registrara sus gastos ($3,500) antes de recibir el pago, su rendimiento general parecería menor para febrero.
  • Contabilidad por el principio de devengo: Tanto los ingresos como los gastos tendrían que registrarse el 1º de febrero.

Pero, ¿qué significa “registrar una transacción”? Dado que se trata de un concepto fundamental para entender el funcionamiento de estos dos métodos de contabilidad, deberíamos tomarnos un momento para explicar.

¿Qué es una transacción y por qué se registra?

Una transacción contable es cualquier actividad empresarial que tenga un impacto financiero en sus operaciones. Todas las transacciones se registran como parte del ciclo contable para llevar un control de la situación financiera de su empresa.

Normalmente, un contador especializado en libros contables se encarga de analizar y registrar las transacciones, así como de todos los demás pasos necesarios para gestionar sus libros. El manejo de libros es una función esencial de su empresa para generar los estados financieros de cada periodo.

Nota: Si necesita retroceder aún más y averiguar la diferencia entre el manejo de libros y la contabilidad, tenemos una guía para ello. Como expertos en finanzas para pequeñas empresas, estamos aquí para facilitarle las cosas.

Ahora, vamos a desglosar cada uno de estos métodos contables con más detalle…

Contabilidad de efectivo o caja

En la contabilidad de efectivo o caja, las transacciones se registran cuando se gasta o se recibe el dinero. Esto significa que cuando se utiliza la contabilidad de efectivo, el dinero pagado sólo se registra cuando sale de la cuenta bancaria y el dinero recibido por bienes o servicios sólo se registra una vez que está en la cuenta bancaria.

En otras palabras, la contabilidad de efectivo registra las transacciones cuando el dinero cambia oficialmente de manos.

La contabilidad de efectivo o caja suele utilizarse para gestionar las finanzas personales. Por ejemplo, es el método que utilizarías para cuadrar tu chequera.

Ejemplos de contabilidad de efectivo o caja

Para entender mejor este concepto, veamos algunos ejemplos del mundo real:

1. Imagine que es usted el dueño de un bar. Cuando los clientes entran y piden una ronda de bebidas, pagan la cuenta inmediatamente (o al menos antes de irse al final de la noche). Para esta transacción, digamos que su cuenta fue de $100. Usted registraría una transacción de $100 para esa fecha.
2. Supongamos que hace un pedido de vajilla para su nuevo restaurante. Lo pide el 1º de enero, pero no paga la factura hasta el 1º de febrero. En este caso, la transacción para el gasto se registra el 1º de febrero.
3. Ahora, veámoslo desde una perspectiva diferente. Si alquila un espacio de oficina, probablemente pague un alquiler mensual. Con la contabilidad de efectivo o caja, esta transacción se registraría cada mes en la fecha en que el dinero sale de su cuenta.

Ventajas de la contabilidad de efectivo o caja

Las ventajas de utilizar la contabilidad por el principio de devengo son las siguientes:

• • Como hemos mencionado antes, es probable que ya esté familiarizado con el uso de este método para sus finanzas personales.
  • Sabe cuánto dinero en efectivo está disponible actualmente. Esto es bueno para entender las finanzas a corto plazo.
  • No pagará impuestos sobre los ingresos hasta que los reciba. De esta manera no tiene que preocuparse por no poder pagar los impuestos de un pedido grande que aún no le han pagado.

Otra forma en que la contabilidad de efectivo o caja puede beneficiar a los propietarios de pequeñas empresas es en su factura fiscal. Para reducir los pagos de impuestos del año en curso, podría solicitar a los clientes que pospongan los pagos hasta el comienzo del año.

Contras de la contabilidad de efectivo o caja

Sin embargo, el método de acumulación de efectivo también presenta desventajas:

• • No proporciona una imagen financiera precisa. Esto puede dificultar la realización de proyecciones para su negocio.
  • Falta de estructura de facturación. No hay registros de cuentas por cobrar ni de cuentas por pagar para hacer un seguimiento de las facturas y los pagos pendientes.
  • No cumple con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP). Sin embargo, esto se debe a que no tiene que hacerlo. (Hablaremos del umbral de ingresos que pone en marcha estas normas).

Puntos clave de la contabilidad de efectivo o caja:

Con la contabilidad de efectivo o caja tendrá una buena visión del flujo de efectivo real, pero no tendrá un informe preciso de sus ventas e inventario. Esto significa que hay que dedicar más tiempo a indagar en los números cuando se necesita una imagen más nítida de los detalles. Esto se debe a que ha registrado las compras realizadas a crédito (el dinero aún no ha salido de la cuenta) o a que ha concedido créditos a sus clientes que aún no han sido pagados.

Contabilidad por el principio de devengo

En la contabilidad por el principio de devengo, las transacciones se registran cuando se gana dinero o se incurre en un gasto, no cuando el dinero se intercambia realmente. Otra forma de verlo es que las transacciones se registran en el momento en que existe una obligación legal de pago.

Básicamente, las transacciones se registran basándose en la suposición de que se pagarán.

Cuando se utiliza la contabilidad de devengo, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar se utilizan para registrar estas transacciones.

Para mayor claridad, veamos algunos ejemplos del mundo real:

1. En primer lugar, vamos a enfocarnos en las cuentas por cobrar (cuando alguien te debe dinero). Supongamos que un cliente hace un pedido el 1º de enero de algunos productos que quiere tener en su tienda. Con un sistema de devengo, usted registraría la transacción como cuentas por cobrar el 1º de enero.
2. Imagínese que su empresa de limpieza recibe un nuevo contrato con un cliente que programa sus servicios de limpieza para el mes siguiente. Usted registraría la transacción este mes, con la expectativa de que recibirá el pago el próximo mes una vez que el servicio se haya completado.
3. Ahora vamos a centrarnos en las cuentas por pagar (cuando se debe dinero a alguien). Digamos que usted es el que pide el producto; registraría la transacción el mismo día en que hizo el pedido, no cuando pague la factura.

Pros de la contabilidad por el principio de devengo

La contabilidad de devengo tiene sus propias ventajas:

• • Proporciona una imagen más precisa de la salud financiera general de la empresa. Esto le resultará muy útil a la hora de tomar grandes decisiones financieras, especialmente aquellas que tendrán un impacto significativo en el futuro de su negocio.
  • Cumple con las normas GAAP. Esto es necesario porque se requiere un mejor seguimiento de las ventas de inventario.
  • Es mejor para las grandes empresas. Cuantas más transacciones entren y salgan de su negocio, más probable será que la contabilidad de base de acumulación sea mejor para mantener todo organizado y contabilizado.

Ya que pueden obtener una mejor visión financiera de su empresa, los inversionistas típicamente prefieren este método.

Al igual que la contabilidad de efectivo o caja, este método también presenta desventajas.

Contras de la contabilidad por el principio de devengo

Las desventajas de la contabilidad por el principio de devengo incluyen:

• • Más complicado. Dado que los pagos no se han efectuado o recibido realmente, hay una capa añadida de complejidad que debe tener en cuenta.
  • Mala visión de las finanzas a corto plazo. Con el método del devengo, no tendrá una visión clara flujo de efectivo de su negocio.
  • La cuenta bancaria no coincide con sus libros. Dado que está registrando transacciones por las que aún no ha pagado o recibido dinero, podría pensar que tiene más dinero a mano del que realmente tiene.

Aspectos clave de la contabilidad por el principio de devengo

Cuando se utiliza la contabilidad de devengo, se puede terminar con una cantidad significativa de ingresos, pero muy poco efectivo en mano si los clientes tardan en pagarle.

Para contrarrestar este posible problema, hay que ser más diligentes a la hora de controlar el flujo de efectivo. Sin embargo, revisar el efectivo que tiene a mano semanalmente debería ser suficiente para ayudarle a evitar ese problema.

Nota: Nota: Para otros consejos sobre cómo gestionar adecuadamente el flujo de efectivo, o corregir el rumbo, lea nuestra guía completa sobre el flujo de efectivo de las pequeñas empresas.

La contabilidad de efectivo o caja y la de devengo tienen diferencias bastante significativas. Con sus ventajas y desventajas claramente definidas, debería ser bastante fácil determinar cuál es la más adecuada para su negocio.

¿Deben las pequeñas empresas utilizar la contabilidad de efectivo o la de devengo?

¿Está tratando de decidir entre la contabilidad de caja y la de devengo para su pequeña empresa? Normalmente, las empresas más pequeñas utilizan la contabilidad de efectivo o caja, y las más grandes prefieren la contabilidad por devengo. Estos son algunos factores adicionales que hay que tener en cuenta cuando se trata de elegir entre el criterio de caja y el de devengo:

• • ¿Su empresa tiene mucho inventario? – Si la respuesta es sí, probablemente le convenga el método del devengo.
  • ¿Tiene un negocio estacional con períodos en los que hay poca o ninguna actividad? – Si la respuesta es sí, probablemente deba seguir con la contabilidad de caja.
  • ¿Va a vender su negocio pronto? – Si es así, la contabilidad por devengo podría ser una mejor opción.
  • ¿Piensa solicitar financiamiento pronto? – En caso de que sí, probablemente sea mejor la contabilidad por devengo.
  • ¿Su empresa es una organización sin ánimo de lucro que necesita controlar de cerca el efectivo? – En caso de que sí, probablemente sea mejor la contabilidad por devengo.
  • ¿Es razonable esperar que su empresa salga a bolsa en un futuro próximo? ?- Si la respuesta es sí, lo mejor es que opte por la contabilidad por el principio de devengo.

Sin embargo, cada empresa es diferente. Lo que puede ser adecuado para una pequeña empresa no significa necesariamente que sea la solución adecuada para la suya. Algunas empresas tienen unas finanzas muy sencillas que pueden ser adecuadas para el método de contabilidad de efectivo o caja.

A fin de cuentas, la contabilidad por el principio de devengo exigirá más a los propietarios de las empresas. Cuantas más transacciones tenga que llevar, más tiempo le exigirá de su ya ocupada agenda. Por eso es que típicamente se recomienda que trabaje con un contador una vez que su empresa empiece a crecer.

Requisitos de la contabilidad por el principio de devengo vs. la contabilidad de efectivo o caja

Es importante saber que sí, o cuando, su empresa alcanza los $5 millones en ingresos anuales, se le exige que utilice el método de devengo. Si ha declarado ingresos inferiores a $5 millones en los últimos tres años, puede utilizar la contabilidad de efectivo o caja si lo desea.

Este requisito se basa en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) (GAAP) establecidos por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB). Estas normas dictan cómo se preparan y presentan los estados financieros.

¿Qué método contable es mejor, el de efectivo o el de devengo?

En general, la contabilidad de efectivo o de devengo no se reduce a cuál es necesariamente mejor en un sentido global, sino en función de cada caso. Por ejemplo, incluso la Oficina Presupuestaria del Congreso debe decidir entre cuál de estos métodos contables es el mejor para los distintos aspectos de su presupuesto. Durante el proceso de elaboración del presupuesto federal, esto se hace en función del programa específico, no como un enfoque general.

En algunos casos, algunos empresarios optan por utilizar un enfoque híbrido para su contabilidad. Esto es posible utilizando la contabilidad de devengo para las transacciones relacionadas con el inventario y la contabilidad de caja para las transacciones relacionadas con los ingresos y los gastos.

Si va a adoptar un enfoque híbrido, es probable que necesite ayuda a medida que sus libros se vayan complicando. Asegurarse de que cada transacción se registra correctamente es esencial para la salud financiera de su empresa.

Así que, a la hora de decidir si la contabilidad de efectivo o devengo es la más adecuada, dependerá de las circunstancias únicas de su empresa.

¿Se puede cambiar de la contabilidad de efectivo a la contabilidad por el principio de devengo?

Sí, puede hacerlo. Puede decidir cambiar de la contabilidad de caja a la de devengo si:

• • Se ha dado cuenta de que ha tomado la decisión equivocada para su empresa al elegir entre la contabilidad de efectivo o de devengo.
  • Su empresa ha crecido hasta el punto de que cree que la contabilidad por el principio de devengo sería la más adecuada.
  • Ha alcanzado el umbral de los $5 millones de ingresos y tiene que cambiar a la contabilidad por el principio de devengo.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que está obligado a utilizar el mismo método de contabilidad durante todo el año fiscal. Por lo tanto, si quiere pasar de la contabilidad de caja a la de devengo, tendrá que planificar acorde a ello.

También puede cambiar sus libros de contabilidad de devengo a contabilidad de caja. Este podría ser el caso si el método de devengo resulta ser demasiado complicado para los fines de su negocio.

Nota: Si alcanza el umbral de beneficios, aquí es donde los estados financieros precisos y la ayuda a la previsión se vuelven especialmente importantes. Si cree que alcanzará estos ingresos en el próximo año, tendrá que iniciar un plan para cambiar su método de contabilidad.

¿Es difícil cambiar de método contable?

Que el cambio de método contable sea difícil depende de su experiencia y de sus conocimientos sobre el manejo de libros y la contabilidad.

Para facilitarle la tarea, a continuación le indicamos el proceso general para cambiar de método contable:

¿Cómo se pasa de la contabilidad de efectivo o caja a la de devengo?

Se requiere de algunos pasos para llevar a cabo esta transición:

1. Presente el formulario 3115al IRS. El formulario debe presentarse en algún momento del año en que cambie su método de contabilidad, o bien adjuntarse a sus impuestos federales sobre los ingresos. También tendrá que presentar una copia a la Oficina Nacional del IRS. Sin una solicitud formal y la aprobación, podría estar sujeto a penalidades.
   1. Por lo general, se recomienda presentar el formulario con la mayor anticipación posible para tener en cuenta cualquier posible contratiempo en el proceso.
   2. Además del formulario 3115, debe presentar su declaración de ingresos del año y un registro de sus ingresos y gastos acumulados del año.
2. Ajuste sus libros. Si va a cambiar su método de contabilidad, tendrá que ajustar sus libros al nuevo método. Para ello, tendrá que:
   1. Calcule sus ingresos devengados en el ejercicio fiscal.
   2. Calcule sus gastos devengados para el ejercicio fiscal.
   3. Sume estos datos para calcular el ajuste total que necesitará para que los ingresos de su empresa se calculen según el método de caja.
3. Complete la sección 481 del formulario 3115 para reflejar este ajuste.

Parece mucho, ¿verdad? Por suerte, no tiene que resolverlo todo por su cuenta. De hecho, FinancePal puede encargarse de la contabilidad de su empresa por usted.

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¿Cómo puede ayudar FinancePal a su empresa con la contabilidad?

Trabajar con FinancePal significa contar con un equipo de expertos que le ayudarán a llevar la contabilidad de su empresa. Así es como puede beneficiarse de confiar su contabilidad a FinancePal:

• • Todas las transacciones de su empresa se registrarán y conciliarán a través de la contabilidad digital.
  • Puede estar seguro de que sus libros y estados financieros serán precisos.
  • Revise la posición financiera actual de su negocio con estados financieros semanales y mensuales.
  • Acceso a una plataforma online fácil de usar y eficiente.
  • Maximizar las oportunidades de ahorro de impuestos.
  • Ahorre dinero al renunciar a un contador especializado en libros contables y a un contador a tiempo completo.
  • Acceso a un equipo de expertos dedicado.
  • Recibir servicios adaptados a las necesidades de su negocio.

Como puede ver, nuestra misión es hacer que la gestión de las finanzas de su empresa sean lo más simple posible. Al utilizar FinancePal, ahorrará tiempo que podrá invertir en otros aspectos críticos de la gestión y el crecimiento de su empresa. Esto puede resultar muy valioso, especialmente en los primeros años de su negocio.

¿Cuánto costará la contabilidad con FinancePal?

Nuestro objetivo es hacer que la asistencia financiera de alta calidad sea accesible para los propietarios de pequeñas empresas de todos los presupuestos. Aunque su primer instinto podría ser que no puede permitirse contratar ayuda con la contabilidad, FinancePal tiene un sistema de precios escalonado que comienza con sólo $99 al mes.

Además de la contabilidad para pequeñas empresas, FinancePal ofrece servicios de formación de entidades, soluciones de nóminas, consultoría de impuestos sobre las ventas y el uso y servicios de manejo de libros contables para pequeñas empresas. Somos su centro único para la gestión financiera de las pequeñas empresas, y lo hacemos sencillo.

Avanzar con el método de contabilidad adecuado para su negocio

¿Todavía no está seguro de si debe utilizar la contabilidad de caja o la de devengo para su pequeña empresa? ¿Por qué perder el tiempo preocupándose cuando su negocio podría estar respaldado por FinancePal? Nuestros expertos pueden ayudarle a averiguar cómo avanzar en la contabilidad de su pequeña empresa.

About the Author

Jacob Dayan, Esq.

Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.

Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.

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Nick Charveron, EA

Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.

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Jason Gabbard, Founder and CEO of JUSTLAW

Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.

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Andrew Jordan, Chief Operations Officer at FinancePal

Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.