Cuando se es propietario de una empresa de construcción, hay que ocuparse de muchas partes en movimiento, desde la gestión de contratos y la programación de proyectos hasta las responsabilidades básicas de la propiedad del negocio, como la contratación y la declaración de impuestos. Entre esta larga lista de responsabilidades está la contabilidad.
Para ayudarle a estructurar su contabilidad de forma que lleve el mejor control financiero de su negocio y mantenga el cumplimiento de los requisitos de registro financiero, hemos creado esta guía sobre contabilidad para la construcción. En este artículo, cubriremos las consideraciones especiales que los contratistas deben tener en cuenta en la contabilidad, así como el método de contabilidad que debe utilizar. Por ejemplo, los contratistas deberían utilizar la contabilidad de efectivo o caja en lugar del método de devengo, ya que le permite registrar los ingresos cuando se recibe el pago, estableciendo una visión más clara del flujo de efectivo actual.
Para obtener más consejos como éste, le recomendamos que lea el post de principio a fin para de esa forma obtener una visión completa de los fundamentos de la contabilidad para contratistas. Si ya tiene una comprensión general de la contabilidad o está interesado en un aspecto específico de la contabilidad para contratistas, utilice los enlaces siguientes para navegar hasta la sección que mejor responda a su pregunta.
Para los contratistas (así como para todos los demás propietarios de negocios), el seguimiento y la presentación de informes financieros precisos son esenciales para el éxito de su negocio. Tanto si es la primera vez que tiene un negocio de construcción como si encuentra fallos en su sistema de contabilidad actual, entender los fundamentos de la contabilidad para la construcción puede ayudarle a estructurar sus finanzas de forma que le ayude a minimizar los retos financieros de su negocio.
Una contabilidad adecuada para la construcción también ayuda a garantizar que los precios de sus servicios sean justos (tanto para usted como para sus clientes), a mantener la rentabilidad de su negocio y a poder planificar con certeza el futuro.
En conjunto, todos estos factores equivalen a una mejor contabilidad de la construcción que puede reforzar la salud financiera de su empresa, tanto a corto como a largo plazo.
Incluso los errores más pequeños en el manejo de libros y la contabilidad pueden tener efectos duraderos en la salud financiera de su empresa. Por ejemplo, un seguimiento incorrecto de los costos puede dar lugar a estimaciones inexactas que le hagan perder dinero en los proyectos.
¿Sabía que su contabilidad es algo más que los registros que utiliza para hacer un seguimiento interno de los costos y las ganancias? Desde el registro de las transacciones a medida que se producen y la creación de sus estados financieros para el período hasta la presentación de sus impuestos, una contabilidad precisa es fundamental. Cumplir con los requisitos financieros es obligatorio, y no hacerlo podría significar fuertes multas o incluso el embargo de su negocio.
Por ello, es fundamental que se tome el tiempo necesario para comprender los matices y las mejores prácticas de contabilidad para la construcción.
Sin embargo, antes de poner en marcha los procesos contables, hay que entender las diferencias entre la contabilidad general y la contabilidad en la construcción.
Adentrémonos…
Puede parecer que la contabilidad se aplica generalmente a todas las empresas de la misma manera. Sin embargo, cada industria tiene necesidades distintas, incluidos los contratistas de construcción. Mientras que muchos sectores pueden aplicar la contabilidad general a su modelo de negocio, hay varios ajustes necesarios cuando se trata de la contabilidad en la construcción. Esto se debe a que los costos fijos son escasos o inexistentes: piense en entornos móviles (trabajo en los sitios de obra), proyectos únicos y las variaciones entre los tipos de contratos para diferentes servicios y fechas límite.
Una de las principales diferencias entre la contabilidad en la construcción y la contabilidad general es que las empresas contratistas se estructuran en torno a los proyectos. Por ello, existe una gran variabilidad en lo que respecta a los costos y los ingresos. Por ello, la contabilidad de la construcción se basa en el seguimiento minucioso de los gastos y beneficios de cada proyecto.
Además de esta variación de un proyecto a otro, la contabilidad de la construcción también debe tener en cuenta los contratos a largo plazo (que pueden dividir el cobro de los pagos en varios periodos) y la producción descentralizada (trabajar en diferentes lugares de trabajo a diferencia de una planta de fabricación).
Debido a la gran personalización del trabajo de los contratistas, hay que reevaluar los principios contables básicos y aplicarlos de forma correcta; entre ellos se incluyen:
Cuando se trata de la contabilidad de la construcción, estos y otros detalles deben estar a la cabeza de sus prácticas para asegurarse de que es capaz de implementar un sistema que le ayude en lugar de dificultar sus informes financieros y su planificación.
El cálculo del costo de trabajos se utiliza como complemento del libro mayor para contabilizar los costos por proyecto. Mientras que el libro mayor combina todas las actividades empresariales en una visión general, el cálculo del costo del trabajo desglosa los costos de cada proyecto individual sobre la base de las varias fases requeridas. Esta información puede utilizarse para:
Para la contabilidad de los contratistas, el cálculo del costo del trabajo sirve como herramienta para proporcionar una mayor estabilidad cuando se trata de evaluar los gastos y los beneficios, la aplicación de los precios y las compras, y la previsión de los aspectos financieros de la empresa. Como tal, el cálculo del costo del trabajo es un aspecto esencial de la contabilidad para las empresas de construcción, ya que facilita los registros financieros bien estructurados y precisos.
Debido a la naturaleza de los contratos de construcción, puede ser difícil saber cómo contabilizar los depósitos y los pagos eventuales que recibirá una vez que haya completado el trabajo que está realizando para un cliente.
Existen dos métodos tradicionales de contabilidad que las empresas pueden utilizar para llevar el control de sus ingresos y gastos: la contabilidad de efectivo o caja y la contabilidad de devengo.
Método de contabilidad de caja: Las transacciones se registran cuando se paga un gasto y cuando se recibe un pago por el servicio prestado.
Método de contabilidad por devengo: Las transacciones se registran en el momento en que se gana (cuando se factura).
Basándose sólo en esta información, puede ser difícil determinar qué método debe utilizar para su empresa de construcción cuando se trata de decidir entre la contabilidad de caja y la contabilidad por devengo.
La contabilidad de efectivo suele ser el sistema recomendado para las empresas de construcción. De este modo, las transacciones sólo se registran cuando el dinero cambia de manos. Hay varias razones para ello:
Aunque el método de caja suele ser el más adecuado para la contabilidad de los contratistas, es importante tener en cuenta que tendrá que ser más riguroso con las previsiones y la salud financiera a largo plazo cuando utilice la contabilidad de efectivo.
El método del porcentaje de realización es un medio de seguimiento de los ingresos y gastos de un proyecto y va de la mano del método de contabilidad basado en los costos. Dado que los contratos de construcción suelen tener lugar durante largos periodos de tiempo, los pagos pueden realizarse en incrementos periódicos o en el momento de la finalización de todos los trabajos del contrato. En los casos en los que el pago está asegurado dentro de ese periodo, se puede utilizar el método del porcentaje de realización para contabilizar los ingresos y los gastos.
Por otro lado, utilizar el método del contrato completo significa que sólo registrará los ingresos y gastos relacionados con un proyecto cuando éste se haya completado. Sin embargo, este método puede suponer una mayor carga fiscal.
Los estándares de contabilidad, conocidos como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), se han establecido para ayudar a las empresas de todos los sectores a implementar sistemas de contabilidad eficaces que estén diseñados para cumplir con los requisitos del IRS. La organización que supervisa estas normas de contabilidad es el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB).
Como parte del cumplimiento de los GAAP, hay un conjunto relativamente nuevo de normas que proporciona pautas para informar sobre los ingresos obtenidos por el trabajo de contrato. Conocida como como ASC 606 Ingresos por contratos con clientes, estas normas proporcionan un marco para utilizar el método de porcentaje completado o el método de contrato completado.
Sin embargo, si usted es una pequeña empresa con menos de $5 millones en ganancias anuales, puede utilizar el método de contabilidad de efectivo o caja que no se sujeta al cumplimiento estricto de estos principios. Puede ser beneficioso entenderlos y aplicarlos como se considere oportuno para encontrar el mejor método de declaración de ingresos para su negocio de contratación.
Los programas de contabilidad son la versión modernizada del manejo de libros y la contabilidad tradicional. Estos sistemas se han desarrollado para reducir la cantidad de tiempo que se tarda en mantener los registros financieros, eliminando muchas de las frustraciones a las que se enfrentan los propietarios de empresas cuando llevan su propia contabilidad (averiguando cómo categorizar y registrar las transacciones, la dificultad con los cálculos correctos y el seguimiento de la información en un solo lugar).
Hay muchas soluciones de software de contabilidad disponibles. Algunos incluso están adaptados al sector de la construcción, pero todavía existe un margen de error al utilizar estos programas. Eso es porque, al final del día, es usted quien debe llevar su propia contabilidad.
¿Pero qué pasaría si pudiera tener acceso a un sistema optimizado y automatizado y a un equipo de profesionales financieros en cualquier momento? Ahí es donde entramos nosotros.
FinancePal es una solución completa para las pequeñas empresas que necesitan ayuda en la gestión financiera. Nuestros servicios pueden adaptarse a sus necesidades, en función de su sector y de la posición única de su negocio.
Nuestro equipo de profesionales financieros, que va desde los contadores hasta los expertos en impuestos, están preparados para ayudarle a llevar su negocio de construcción al siguiente nivel con servicios de contabilidad para contratistas que están estructurados para agilizar los registros e informes financieros de su negocio.
Como contratista, usted entiende la importancia de trabajar con un equipo confiable que tenga capacitación y experiencia en su campo, eso es lo que encontrará al trabajar con FinancePal. Además, nuestros servicios pueden adaptarse a sus necesidades con servicios de gestión financiera a la carta o integrales. También se beneficiará de:
Además, nuestra plataforma se integra fácilmente con otras herramientas que utiliza su empresa para una implementación impecable. Con nuestro equipo de profesionales a su lado, podrá disfrutar de la tranquilidad de saber que unos ojos experimentados están supervisando, registrando e informando de sus finanzas, para que usted pueda enfocarse en la gestión de proyectos y en el crecimiento de su negocio.
Si le interesan los servicios integrales, además de la contabilidad y el manejo de libros, también ofrecemos ayuda con las nóminas, asistencia para la creación de empresas y servicios de asesoramiento y preparación de impuestos.
Para ahorrar dinero en los impuestos de su pequeña empresa, es importante aprovechar cualquier deducción fiscal que esté disponible. Para las empresas de construcción, esto puede incluir:
Incluso después de presentar la declaración de la renta, es importante conservar los registros relativos a estas deducciones en caso de una auditoría.
Si no está seguro de qué costos empresariales puede deducir, nuestros expertos en impuestos pueden ayudarle. Compare los costos de preparación de impuestos para pequeñas empresas y descubra por qué muchos propietarios de pequeñas empresas eligen FinancePal.
Como contratista independiente, también debe familiarizarse con las obligaciones fiscales específicas que le corresponden visitando IRS.gov.
Una empresa de construcción exitosa depende de prácticas contables apropiadas. Ahora que conoce mejor los principios contables que se aplican a los contratistas, está mejor preparado para tomar decisiones financieras para su negocio, incluido el uso de FinancePal como sistema de apoyo financiero. Tanto si sólo desea ayuda con su manejo de libros y contabilidad o si quiere contratar servicios completos para poder dedicarse a otra cosa, puede estar seguro de que servimos a los mejores intereses de su negocio.
No importa lo lejos que tan perdido esté, nuestro equipo está aquí para ayudarle con su manejo de libros y a tener sus registros financieros en orden en poco tiempo. Estamos aquí para permitirle dirigir su negocio con información financiera precisa que facilita la presentación de ofertas para proyectos, la operación de su negocio con pérdidas mínimas y la obtención de ganancias.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.
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