Como en todos los sectores, los servicios de contabilidad, los servicios de manejo de libros, y la gestión financiera son imprescindibles para que cualquier servicio de almacenamiento navegue con éxito por las aguas del negocio y alcance su potencial. Por el contrario, una contabilidad inadecuada conlleva una gran cantidad de riesgos que pueden perjudicar a su negocio, como tarifas, multas e incluso cargos penales.
Por ello, el mantenimiento de registros, la contabilidad y el manejo de libros adecuados y conformes a los GAAP son esenciales para la salud financiera y el rendimiento de cualquier negocio de almacenamiento. Los contadores cualificados pueden ayudar a su empresa a encontrar formas de reducir las obligaciones fiscales, realizar un seguimiento eficaz de los gastos, gestionar el flujo de efectivo y fundamentar las decisiones empresariales con informes de rendimiento adecuados.
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En la contabilidad por el principio de devengo, las transacciones se registran en el momento en que se gana dinero o se incurre en un gasto, no cuando se intercambia el dinero.
La contabilidad por el principio de devengo puede proporcionar una imagen global más precisa de la salud financiera de la empresa. Esto le resultará muy útil cuando tenga que tomar decisiones financieras importantes que tendrán un impacto significativo en el futuro de su empresa.
El método de devengo es ideal para las empresas medianas o grandes, ya que es ideal para mantener las finanzas organizadas y contabilizadas. Lleva un seguimiento preciso del inventario y de las cuentas por pagar y por cobrar. Además, este método es el preferido por los inversionistas porque pueden obtener una mejor visión financiera de su empresa. Si alguna vez planea vender su empresa en algún momento en el futuro, el método de devengo es necesario para que los compradores potenciales obtengan una imagen clara de la salud financiera pasada y futura.
Además, el método del devengo se adhiere a los GAAP (Principios Contables Generalmente Aceptados). Las empresas que cotizan en bolsa deben adherirse a los GAAP, pero todas las empresas pueden encontrar ventajas al adherirse a los principios. Por ejemplo, las instituciones financieras son mucho más indulgentes a la hora de conceder créditos a las empresas que cumplen con los GAAP.
Sin embargo, el método de devengo puede fallarle a las pequeñas empresas. Cuando se utiliza la contabilidad de devengo, se puede terminar con una cantidad significativa de ingresos pero con muy poco efectivo en mano. Aunque esto es ciertamente el peor de los casos y depende de que sus clientes tarden en pagar, puede ocurrir y puede asfixiar a las pequeñas empresas cuando ocurre. Para contrarrestar este posible problema, hay que ser diligente a la hora de controlar el flujo de efectivo. Revisar el efectivo que tiene a mano cada semana debería ser suficiente para ayudarle a tomar medidas para evitar ese problema.
El método de devengo también es bastante complejo. Puede ser un reto para las empresas con contabilidad interna. Además, es bastante previsible y puede no proporcionar la imagen más clara de la salud financiera a corto plazo, ya que no documenta el flujo de efectivo duro.
El método de contabilidad de caja registra las transacciones en el momento en que se gasta o se recibe el dinero. La contabilidad de caja no tiene en cuenta el crédito: el dinero tiene que estar a mano (de ahí el nombre de “contabilidad de caja”). La contabilidad de efectivo o caja ofrece una buena visión del flujo de efectivo real. Sin embargo, no le dará un informe preciso de sus ventas e inventario. Le ofrece una imagen sólida de la cantidad de efectivo que tiene disponible y puede ayudarle a entender sus finanzas a corto plazo. Además, el método de caja le permite no pagar impuestos sobre los ingresos hasta que los reciba y los tenga a mano. Esto es especialmente útil cuando se trata de los servicios de contabilidad de las pequeñas empresas, ya que éstas operan con presupuestos más pequeños o con márgenes finos.
Sin embargo, hay algunos casos en los que el método de contabilidad de efectivo o caja se queda corto. Por ejemplo, este método no se presta a ninguna forma de estructura de facturación, ya que no hay cuentas por cobrar ni cuentas por pagar para hacer un seguimiento de las facturas y los pagos pendientes. Además, puede ser difícil proyectar el rendimiento del negocio a largo plazo, ya que el método de caja sólo puede dar una imagen clara del corto plazo.
Además, el método de caja no cumple con los GAAP. Aunque esto puede no ser un problema para las pequeñas empresas de almacenamiento (ventas inferiores a $5 millones al año), las empresas medianas y grandes tendrán más dificultades para obtener créditos si no cumplen con los GAAP.
Para las empresas de almacenamiento de tamaño medio y grande (ventas de más de $5 millones al año), todos los contadores deben seguir las directrices de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) para evitar las tarifas mencionadas, las multas y los cargos penales. Los GAAP hacen referencia a un conjunto común de principios, normas y procedimientos contables emitidos por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB). El cumplimiento de los GAAP suele ser determinado por una auditoría externa.
Hay diez principios fundamentales de los GAAP:
– El Principio de Regularidad: el cumplimiento de las normas GAAP como estándar.
– El Principio de Consistencia: la aplicación de las mismas normas a lo largo del proceso de información para garantizar la comparabilidad financiera entre períodos.
– El Principio de Sinceridad: la presentación de una imagen exacta e imparcial de la situación financiera de la empresa.
– El Principio de Permanencia de los Métodos: el compromiso de utilizar procedimientos consistentes que permitan la comparación de la información financiera de la empresa.
– El Principio de No-Compensación: la información de los aspectos positivos y negativos con total transparencia y sin la expectativa de compensación de la deuda.
– El Principio de Prudencia: el compromiso de utilizar una representación de datos financieros basada en hechos y sin especulaciones.
– El Principio de Continuidad: el compromiso de operar un negocio mientras se valoran los activos.
– El Principio de Periodicidad: la declaración de los ingresos durante el período contable apropiado.
– El Principio de Materialidad: el compromiso de revelar completamente todos los datos financieros y la información contable en los informes financieros.
– El Principio de Uberrimae Fidei (máxima buena fe): el compromiso de honestidad en todas las transacciones.
Todas las empresas que cotizan en bolsa deben cumplir los GAAP, según la Comisión de Valores y Bolsa (SEC). Aunque la ley no lo exige para las empresas que no cotizan en bolsa, el cumplimiento de los GAAP es fundamental para obtener una opinión favorable de los acreedores y prestamistas. La mayoría de los bancos e instituciones financieras exigen estados financieros conformes a los GAAP a la hora de conceder préstamos a las empresas.
Al igual que ocurre con las empresas de otros sectores, es muy recomendable que las empresas de almacenamiento mantengan informes financieros y documentación que indique el rendimiento financiero. Estos informes incluyen flujos de efectivo, balances y estados de operaciones y cambios en los activos netos. Los informes de rendimiento proporcionan información importante para los directivos.
Tener las cuentas y los libros en orden es imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier empresa de almacenamiento. Sin embargo, también puede ser tedioso, complicado y llevar mucho tiempo. Además, el IRS puede ser implacable cuando se trata de errores, por ejemplo, la presentación de sus impuestos sobre la nómina sólo un día después de la fecha límite incurre en una multa del 2%. Estas multas pueden sumar hasta un considerable 15% de la cantidad inicial adeudada.
Externalizar la contabilidad y el manejo de libros a una empresa experta es un proceso bastante sencillo y gratificante que le permite dedicar menos tiempo a preocuparse por los libros y más a las operaciones diarias. Cada día son más las pequeñas empresas que recurren a la externalización de los servicios de manejo de libros, contabilidad y servicios de nóminas con FinancePal.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.
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