Si usted es propietario de una pequeña empresa, es probable que tenga a alguien en su plantilla (o incluso usted mismo) que gestione los registros financieros y el presupuesto de su empresa. Estas responsabilidades suelen asignarse a su contador o contador especializado en libros contables. Aunque se trata de funciones muy importantes, pocos propietarios de empresas comprenden realmente la diferencia entre contabilidad y manejo de libros contables. Aunque ambas están relacionadas con las finanzas de la empresa, hay algunas distinciones que los propietarios de pequeñas empresas deben tener en cuenta a la hora de contratar estos puestos, o de diseñar su proceso de gestión financiera por su cuenta.
Aclaramos las importantes diferencias entre el dilema de la contabilidad y el manejo de libros para ayudar a las pequeñas empresas y a sus propietarios a identificar el tipo de servicios financieros que necesitan. También hablaremos de lo que los propietarios de empresas pueden esperar cuando contratan servicios de manejo de libros y contabilidad.
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La visión general de ambos es la siguiente: Los contadores especializados en libros contables suelen trabajar en un sentido más administrativo, registrando y archivando las transacciones financieras. Los contables trabajan de forma subjetiva, utilizando la información registrada y los informes financieros para ayudar al propietario de la empresa a tomar decisiones estratégicas para gestionar mejor las finanzas o identificar áreas de interés o crecimiento. Mantener unos registros financieros adecuados y supervisar la situación de la empresa ayuda a los propietarios a cumplir con la normativa y también promueve el crecimiento de la empresa. Es importante supervisar los flujos y reflujos de los gastos e ingresos de cualquier empresa, pero la importancia de esta función adquiere un nuevo significado cuando se trata de pequeñas empresas. Cuando se trabaja con un presupuesto limitado y márgenes de beneficio estrechos, estar al tanto de los gastos es una de las responsabilidades más importantes de tener un negocio. Pasar por alto incluso una pequeña señal de alarma podría, de hecho, poner su negocio en números rojos si no tiene cuidado. Ahí es donde entran en juego los contadores especializados en libros contables para facilitar las operaciones de las pequeñas empresas y ayudar a los propietarios a estar tranquilos con respecto a las finanzas de su negocio.
Ahora que tiene una comprensión básica del manejo de libros y de la contabilidad, vamos a profundizar en las funciones que desempeñan estos papeles, así como a examinar las responsabilidades diarias de cada uno de ellos para que tenga una comprensión aún más profunda.
Los contadores especializados en libros contables ayudan a los propietarios de pequeñas empresas a mantener su documentación financiera y su historial de cuentas en orden. En general, el objetivo principal de un contador especializado en libros contables es mantener unos registros coherentes que faciliten la gestión empresarial y la contabilidad. Como cualquier otro puesto, las responsabilidades de un contador especializado en libros contables pueden variar dependiendo de la empresa. Algunos contadores especializados en libros contables también se encargan de las tareas de contabilidad, y otros también se ocupan de los servicios a los empleados, como la gestión de las nóminas, por ejemplo. Entraremos en los detalles del trabajo un poco más tarde, pero primero echemos un vistazo a las funciones de un contable de empresa.
Utilizando la documentación y los registros recopilados por el contador especializado en libros contables, un contador de pequeñas empresas es capaz de agregar la información para hacer evaluaciones financieras y asesorar al propietario del negocio. Los contadores pueden ser responsables de crear presupuestos anuales, analizar los costos de funcionamiento de la empresa y completar el papeleo fiscal. Por lo general, los contables no se encargan ellos mismos de las tareas de manejo de libros, sino que actúan como recurso analítico para los propietarios de las empresas.
La historia del manejo de libros contables y la contabilidad se asocia a menudo con el matemático italiano Luca Pacioli, que expuso su método de manejo de libros por partida doble en su “Summa de Arithmetica, Geometria, Proportionalita”. Su método registraba tanto los ingresos por la venta de un artículo, como el costo de los recursos perdidos para contabilizar la deducción en los activos. Esta estrategia ayudaba a los comerciantes a llevar un registro más exhaustivo de sus ingresos y gastos, por no hablar de la mejor comprensión del estado financiero del negocio. Este sistema también permitía a los comerciantes evaluar cuáles de sus productos se vendían bien y cuáles no, ayudándoles a optimizar su inventario para conseguir mejores ventas y minimizar el costo de los recursos y de la operación.
Gracias al método de doble entrada de Pacioli, los propietarios de pequeñas empresas de hoy en día pueden obtener una visión completa de la situación de su negocio, con la ayuda de un equipo de contabilidad y manejo de libros. Como la mayoría de las cosas hoy día, el manejo de libros ha pasado de los pergaminos de papel y las plumas de la época de Pacioli a la gestión de las finanzas de la empresa en línea. Esto permite a los propietarios de las empresas y a sus equipos financieros actualizar y acceder a la información a distancia, y centralizar sus datos financieros en un solo repositorio, en lugar de seguir innumerables diarios contables.
Con la introducción del software de gestión financiera para empresas, las líneas se han difuminado entre los contadores especializados en libros contables y los contables. Muchos servicios de software combinan los dos para crear una operación racionalizada que puede hacer recomendaciones financieras basadas en los registros. Esto puede ser útil para operaciones menores, pero si se toma en serio el mantenimiento de la salud financiera de su empresa, puede considerar la posibilidad de contratar servicios de contabilidad y el manejo de libros contables. Esto puede ayudar a garantizar que su equipo de expertos financieros tenga en cuenta todos los aspectos de su operación antes de hacer cualquier recomendación importante.
Ahora que ya conoces las funciones de la contabilidad y el manejo de libros, así como un poco de su historia, vamos a hablar de cómo son las responsabilidades diarias de un contador especializado en libros contables.
Las funciones de los contadores especializados en libros contables suelen requerir experiencia de nivel inicial en administración de oficinas y/o un título de grado medio. Como realizan más tareas administrativas que de asesoramiento financiero, los contadores especializados en libros contables suelen tener menos experiencia y suelen cobrar menos que un contador. Aunque tienen descripciones de trabajo diferentes, los contadores especializados en libros contables y los contadores tienden a trabajar juntos, normalmente con el contador supervisando la función de contabilidad. Veamos algunos ejemplos de las tareas diarias de un contable.
Dependiendo del tamaño de la empresa, su contador especializado en libros contables puede tener muchas cuentas que manejar, cada una de ellas con distintos tipos de transacciones. Estos son algunos de los tipos de cuentas más comunes que los contadores especializados en libros contables ayudan a gestionar:
Estos son sólo algunos ejemplos de las cuentas que los contadores especializados en libros contables pueden ser responsables de mantener para su pequeña empresa. Esta responsabilidad, por sí sola, puede convertirse en una enorme carga para los propietarios de las empresas, que tienen que compaginar la gestión de los empleados, la satisfacción de los clientes y la promoción del crecimiento del negocio. Muchos propietarios de empresas optan por externalizar las funciones de manejo de libros y contabilidad para centrar sus esfuerzos en el crecimiento de su negocio.
En general, los contadores deben tener una licenciatura en contabilidad o finanzas para poder desempeñar una función contable. Los contadores también pueden obtener certificaciones profesionales, como la de contable público certificado (CPA), para tener más credibilidad y experiencia. Los contadores trabajan en estrecha colaboración con el propietario de la empresa o con quien toma las decisiones para ajustar los presupuestos, presentar los impuestos y elaborar estrategias para el éxito financiero. A continuación, se enumeran algunas de las responsabilidades laborales más comunes de los contadores.
Hay muchas profesiones dentro del campo de la contabilidad, entre ellas: contadores públicos certificados (CPA), contadores forenses, contadores de costos y auditores. Cada uno tiene una función diferente y se especializa en un campo distinto. Para su pequeña empresa es probable que necesite un contador de empresa o un CPA. Mientras que los contadores de empresas suelen encargarse de las responsabilidades mencionadas, los CPA tienen un nivel adicional de credibilidad (y responsabilidad), ya que están autorizados por el estado para preparar declaraciones de impuestos y representar a los contribuyentes ante el IRS para las auditorías y en otras circunstancias.
Entonces, ¿cómo puede un contador ayudar a mi negocio con la preparación de los impuestos? Los impuestos pueden ser un territorio complicado para cualquiera, y cuando se involucran múltiples cuentas y gastos empresariales, puede convertirse fácilmente en un desastre. Contar con un contador cualificado no sólo facilita la contabilidad de los impuestos, sino que también puede significar que usted obtenga más beneficios de su declaración de impuestos que si la presentara por su cuenta.
Además de sus diferentes descripciones de trabajo y responsabilidades diarias, los contadores especializados en libros contables y los contadores tienen algunas distinciones adicionales que son importantes de tener en cuenta. Analicemos las diferencias entre ambos en cuanto a cualificaciones y salarios.
Los contadores especializados en libros contables suelen tener un título de asociado, o incluso de licenciado en empresariales. Aunque este puesto puede requerir cierta experiencia previa en el manejo de oficinas y algunos conocimientos de los procesos financieros, no hay tantas certificaciones disponibles (o necesarias) para la contabilidad.
Los contadores cualificados suelen tener una licenciatura en contabilidad o finanzas, así como cierta experiencia laboral previa en finanzas, ya que van a prestar asesoramiento financiero. Como se ha mencionado, hay algunas certificaciones adicionales que los contadores pueden obtener si desean avanzar en su experiencia. A continuación, se presentan algunas de las certificaciones más comunes para los contadores.
Dependiendo de su estado, de las necesidades de su empresa y de las cualificaciones del candidato, los salarios pueden variar. Según PayScale, el salario promedio de un contador especializado en libros contables es de $41.244 dólares, mientras que el de los contadores es de $50.420 dólares. Debido a su educación y certificaciones adicionales, los contadores suelen ganar un salario más alto que los contadores especializados en libros contables.
Muchas pequeñas empresas no tienen capacidad de empleo para contratar internamente, por lo que muchas optan por servicios externos de manejo de libros y contabilidad.
Los contadores especializados en libros contables y los contables trabajan con el mismo objetivo: ayudar a los propietarios de empresas a ser más responsables desde el punto de vista financiero y a cumplir con la normativa financiera. Aunque sus responsabilidades pueden ser diferentes, se apoyan mutuamente para trabajar con eficacia. Nota: Los contadores también pueden desempeñar el papel de contadores especializados en libros contables, aunque normalmente no lo hacen. Por el contrario, los contadores especializados en libros contables no pueden ser considerados contadores, a menos que hayan completado su licenciatura en Contabilidad o Finanzas, y cumplan con otras certificaciones aplicables.
Dirigir una pequeña empresa es una operación compleja. Entre la gestión de los empleados, el mantenimiento de la satisfacción de los clientes y el equilibrio de la vida personal, es fácil dejar que las cosas se pierdan. Cuando se trata de gestionar las finanzas de su pequeña empresa, lo mejor es contar con un sistema de doble capa, y la contabilidad y el manejo de libros contables van de la mano. Para gestionar las finanzas de forma exhaustiva, hay que tener en cuenta el valor de ambos puestos.
Sin una documentación y unos procedimientos de gestión financiera adecuados, los contadores no pueden hacer su trabajo con eficacia. Contratar personal para ambos puestos, asumir algunas de las responsabilidades por su cuenta o encontrar un servicio profesional de gestión financiera es lo mejor si quiere que su pequeña empresa siga siendo próspera.
Si tiene un don para la organización y la gestión de las finanzas, es posible que pueda encargarse de la contabilidad y los libros contables por sí mismo. Sin embargo, si usted es como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, es probable que tenga bastante trabajo. Es importante mantener estas áreas de su negocio en perfecto orden. Si no está preparado para afrontar estos retos con una estrategia financiera de nivel experto y con precisión, puede considerar la posibilidad de contratar a un profesional.
Los propietarios de empresas pueden contratar a contadores especializados en libros contables como parte de su nómina, o contratar a un equipo externo para que desempeñe estas funciones. Contratar a un profesional interno puede ser conveniente para los propietarios de empresas que quieren tener a alguien en la oficina. Sin embargo, esta vía puede acabar siendo bastante costosa cuando se añade el costo de incluir a esta persona en la nómina de la empresa, por no mencionar los costos adicionales de contratación e incorporación.
FinancePal ofrece contabilidad para las pequeñas empresas, de modo que los propietarios puedan volver a ocuparse de otras facetas importantes de su negocio, como el aumento de los beneficios y la satisfacción de los clientes. Gracias a la tecnología de gestión integrada, los propietarios de pequeñas empresas pueden controlar sus cuentas por cobrar y por pagar, así como acceder a las funciones de gestión de proyectos y de punto de venta. Además, tendrá acceso a un equipo de profesionales dedicados al manejo de libros y a la contabilidad que le ayudarán a optimizar su estrategia financiera y a hacer un seguimiento de las transacciones de su negocio. No hay mucho margen de error cuando se trata de gestionar el dinero de su pequeña empresa. Deje que nuestros profesionales de FinancePal se encarguen de ello y vuelva a centrar sus esfuerzos en acelerar el éxito de su empresa.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.
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