Admitámoslo: a menos que sea un contador certificado, presentar los impuestos de cualquier tipo de trabajo puede ser una tarea desalentadora. Los formularios tienen nombres confusos y una organización desconcertante. Además, entre todas esas casillas con nombres extraños y la compleja jerga legal hay muchas posibilidades de cometer errores. Y las consecuencias de los errores no son precisamente divertidas. Es una fuente de estrés para muchos trabajadores americanos.
Pero para los freelancers, la complejidad de la declaración de impuestos como freelancers puede multiplicarse por diez. No hay nadie que le proporcione la mayor parte de la información fiscal; en muchos sentidos, está solo.
Si se enfrenta a la declaración de impuestos de un trabajo freelance y se siente asustado, está de suerte. Esta es la guía definitiva para la presentación de los impuestos como freelance, para que puedas tener la seguridad de que pasarás la temporada de impuestos sin multas.
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A los ojos del IRS, los freelances son propietarios de un negocio. Esto puede sonar extraño para alguien que escribe por cuenta propia en las noches y los fines de semana para hacer un poco de dinero en el lado, pero es porque los autónomos son trabajadores por cuenta propia. Eso le convierte en empleador, aunque el único empleado sea usted mismo.
Muchos americanos que se encuentran en una situación más tradicional de empleador/empleado no entienden realmente los impuestos. Simplemente se restan de las nóminas de forma regular y se declaran al final del año. Pero como freelance, es vital que usted entienda cómo funcionan los impuestos para asegurarse de que los está pagando correctamente.
Los fundamentos de los impuestos son los siguientes: toda persona que trabaja, independientemente de su situación laboral, paga el impuesto sobre la renta, que es un porcentaje fijo de sus ingresos. Pero ese no es el único tipo de impuesto del que son responsables los americanos.
Si usted es un empleado, su empleador le quita automáticamente el 7,65% de cada cheque para pagar los impuestos del Seguro Social y de Medicare. Estos impuestos se pagan gradualmente a lo largo del año con cada cheque de pago. El empleador paga entonces un 7,65% adicional para los dos en su propio nombre, totalizando el 15,3% de sus ingresos totales para el Seguro Social y Medicare cada año.
Aquí es donde las cosas se ponen caras para los freelances cuando llega la temporada de impuestos. Como freelance, se le considera tanto empleador como empleado. Eso significa que, además de pagar el impuesto sobre la renta, eres responsable de las partes del empleado y del empleador de los impuestos del Seguro Social y de Medicare, de la totalidad del 15,3% de sus ingresos como trabajador independiente.
Además, los pagará de una sola vez, en lugar de quitarlos poco a poco de su sueldo habitual. Si usted suma todos estos porcentajes, se dará cuenta de que una gran parte de sus ingresos como freelance se destinará a este fin. La mayoría de las personas estiman que entre el 25% y el 30% del total de sus ingresos como freelance se destinará a impuestos.
Mientras que el umbral de los impuestos sobre la renta comienza en $12.000 de ingresos anuales, el umbral para que los freelances comiencen a pagar impuestos es mucho, mucho más bajo. ¿Qué tan bajo, se pregunta?
Unos míseros $400.
$400 es la cantidad mínima de ingresos que una persona debe ganar para tener derecho a los impuestos de autoempleo (los impuestos del Seguro Social y Medicare mencionados anteriormente). Una vez que se cruza ese umbral de ingresos a través del trabajo freelance, se instauran los impuestos de autoempleo. Tenga en cuenta que sólo es el 15,3%; todavía no tendrá que pagar el impuesto sobre la renta hasta que alcance el umbral de 12.000 dólares.
No se olvide de que estamos hablando de $400 de ingresos brutos. Como freelance, es probable que usted tenga al menos algunos gastos relacionados con su negocio (entraremos en detalles sobre los gastos más adelante). Elimine el costo de estos gastos antes de determinar si tendrá que declarar impuestos. Si la cantidad de dinero que ganó menos la cantidad que se destinó a los gastos es inferior a 400 dólares, no es necesario declarar impuestos.
Como empleado estándar, la mayor parte del pago, la preparación y la presentación de los impuestos se hace por usted. Los impuestos del Seguro Social y de Medicare se descuentan de cada nómina, su empleador le envía todos los documentos necesarios en cada temporada de impuestos, y sólo depende de usted pasarlos a su preparador de impuestos o introducir la información en un software de preparación de impuestos.
Sin embargo, cuando se trata de ser freelance, todas estas obligaciones recaen sobre sus hombros. Como freelance, deberá adoptar un papel mucho más proactivo en lo que respecta a los impuestos. Y, como ocurre con muchos aspectos de la vida como freelance, los impuestos se vuelven mucho más complejos. Esto es lo que hay que esperar:
Trimestralmente, es posible que tenga que empezar a hacer pagos de impuestos estimados para cubrir su impuesto de autoempleo. Una regla general es que, si espera deber más de 1.000 dólares en la temporada de impuestos, es probable que tenga que pagar impuestos estimados durante todo el año. Hay, por supuesto, excepciones, así que asegúrese de leer a fondo los requisitos de elegibilidad antes de hacer cualquier pago.
Es su responsabilidad calcular el costo de sus pagos de impuestos estimados, pero no está totalmente solo. El IRS ofrece una hoja de trabajo específica, el formulario 1040-ES, para calcular los impuestos estimados. Este formulario toma en cuenta sus ingresos brutos ajustados previstos, la renta gravable, los impuestos, las deducciones y los créditos a lo largo del año. El IRS sugiere que use sus ingresos, deducciones y créditos del año pasado para guiarse en sus estimaciones (aunque si es su primer año como freelance esto puede no ser útil).
A menos que sus ingresos como freelance sean uniformes de un mes a otro, es probable que tenga que volver a calcular sus pagos de impuestos estimados al menos una vez a lo largo del año. Si descubre que sus ingresos previstos a principios de año eran demasiado altos o demasiado bajos, simplemente llene nuevamente el formulario 1040-ES y ajuste sus pagos de impuestos estimados para compensar el error.
Los pagos de impuestos estimados sólo compensan los impuestos de autoempleo que su empleador estaría descontando de su sueldo de forma regular. Eso significa que, cuando llegue la temporada de impuestos, tendrá que presentar su declaración de la renta.
Aunque usted esté acostumbrado a recibir un W-2 cada temporada de impuestos de su empleador, como freelance, sus ingresos se declaran en un formulario 1099-MISC. Tenga en cuenta que, aunque su cliente no le envíe el formulario, usted debe declarar esos ingresos. Sólo están obligados a hacerlo si le pagan más de $600, pero usted está obligado a informar sobre los ingresos sin importar la cantidad. Por eso es una buena idea mantener siempre un registro de los ingresos de cada cliente para que no le pille desprevenido cuando llegue la temporada de impuestos.
Después de calcular lo anterior, estamos dispuestos a apostar que ahora mismo usted está un poco preocupado. Para alguien que está acostumbrado a la declaración de impuestos W-2, el 30% de sus ingresos puede parecer un costo bastante elevado. Pero ahí es donde entra la parte divertida del trabajo freelance: ¡las deducciones!
Como freelance, y por lo tanto propietario de un negocio, usted tiene gastos relacionados con su negocio que un empleado estándar no tiene. Los fondos que destinas a estos gastos no se consideran ingresos y pueden deducirse de las ganancias que obtiene a través del trabajo freelance. Como los impuestos de los freelances se basan en sus ingresos brutos (es decir, sus ingresos menos el costo de sus gastos), más gastos significan menos impuestos.
La lista de deducciones que puede reclamar para su negocio es extensa. La mayoría de las cosas que le permiten llevar su negocio como freelance pueden ser reclamadas como deducciones en la temporada de impuestos. Esto incluye (pero no se limita a):
Su oficina
Ya sea que usted alquile una oficina o lleve a cabo su negocio como freelance desde su casa, su espacio de oficina puede ser reclamado como una deducción en sus impuestos, siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:
1. Usted utiliza regularmente esa sala exclusivamente para llevar a cabo sus negocios.
2. Esa habitación es el lugar principal de su negocio.
Hay varias formas de calcular la deducción por oficina. La primera forma le permite deducir un porcentaje de su hipoteca/alquiler, impuestos sobre la propiedad, coste de mantenimiento, etc. en función del porcentaje de su casa que se utiliza para su negocio. Si su oficina en casa es el 5% de su superficie total, puede deducir el 5% de los gastos enumerados.
Si el proceso anterior parece demasiado complejo, el IRS ofrece una opción simplificada para calcular la deducción de su oficina en casa. Simplemente deduzca $5 por pie cuadrado del espacio utilizado para su trabajo freelance (hasta 300 pies cuadrados).
Su auto
El uso de su vehículo para trabajo freelance es una deducción sencilla para cualquier trabajador freelance. La mayoría de los usos de su automóvil que están relacionados con su negocio freelance pueden ser contados para su deducción, ya sea viajando hacia y desde los clientes, la compra de productos de los proveedores, o una serie de otros usos.
El cálculo de esta deducción es bastante sencillo. Puede reclamar alrededor de $0.54 por cada milla que conduzca para su negocio. Simplemente lleve la cuenta del número de millas que conduce, cuéntelo y multiplíquelo por la tasa de kilometraje estándar para calcular su deducción.
Sus primas del seguro médico
Siempre que no sea elegible para el seguro de salud a través del empleador de su cónyuge, es probable que tenga derecho a deducciones basadas en sus primas de seguro de salud para usted, su cónyuge, sus dependientes y sus hijos.
Si paga las primas de su propio bolsillo y éstas superan el 7,5% de sus ingresos totales, es posible que pueda deducir la cantidad que supere el 7,5% como gasto médico.
Su educación continua
Como freelance autoempleado, puede optar (sabiamente) por continuar su formación. Siempre que su formación “mantenga o mejore las habilidades necesarias en su trabajo actual”, podrá reclamar estos costos como deducción. Esto puede incluir:
La lista de deducciones que puede aplicar a su negocio es muy amplia, y cada categoría tiene sus propios matices de calificación. La mejor manera de asegurarse de que está aprovechando todas las deducciones para las que tiene derecho y ninguna de las que no tiene, es aprovechando los servicios de consultoría fiscal. Trabaje con un profesional para asegurarse de que está declarando correctamente, y evitará la posibilidad de sanciones en el futuro.
Como todos los documentos fiscales, el formulario 1099-MISC simplemente requiere que introduzca la información solicitada. La parte complicada es saber qué introducir y asegurarse de que es correcto. Vamos a repasar la información solicitada en cada casilla y cómo completarla.
Aquí, ingresará el monto pagado por cualquier alquiler, siempre que sea de $600 o más. Esto puede incluir el alquiler de inmuebles para oficinas, el alquiler de cualquier tipo de maquinaria, o de terrenos seguros como pastizales para el pastoreo. Tenga en cuenta que, si pagó un alquiler a un agente inmobiliario o a un administrador de la propiedad, no tendrá que informarlo en este formulario, ya que ellos mismos informarán de este pago.
Esta casilla es para los pagos de regalías brutas de $10 o más. Pueden provenir de gas, petróleo, minerales u otros pagos similares. También se pueden declarar regalías sobre bienes intangibles (derechos de autor, patentes, etc.) o regalías de editoriales por obras publicadas.
La casilla “Otros” es exactamente lo que parece. Introduce cualquier ingreso que no se solicite ni se informe en ninguna otra casilla del formulario (siempre que supere el mínimo de $600). Esta paga incluye cosas como:
Ingrese las retenciones de seguridad y el impuesto sobre los ingresos retenido de los pagos a los miembros de las tribus nativas americanas.
En caso de que trabaje en la industria pesquera, anote su parte de los ingresos por la venta de una captura o por la distribución en especie. Asimismo, informe de los pagos inferiores a $100 que haya recibido por tareas adicionales realizadas (aunque no informe de ningún salario declarable en un W-2).
Como persona que trabaja por cuenta propia, es probable que realice muchos más pagos a profesionales médicos y sanitarios que una persona con un empleo más tradicional. Esta casilla se utiliza para declarar cualquier pago de $600 o más a cualquier proveedor de servicios médicos, así como los pagos de seguros.
Aquí, usted ingresará cualquier compensación de no empleado de, ¡usted lo adivinó, $600 o más! Se trata de cualquier compensación (tarifas, comisiones, premios, recompensas, etc.) que haya pagado a una persona que haya prestado servicios para usted como no empleado. Por lo general, un pago se considera una compensación de no empleado cuando se cumplen las siguientes condiciones:
Esto puede incluir servicios como los siguientes:
Como regla general, si un pago puede declararse en otra parte del formulario 1099-MISC, no debe declararse en la casilla 7. No reporte los siguientes pagos en la casilla 7:
Si vendió bienes de consumo a otra persona por valor de $5,000 o más fuera de un establecimiento minorista, marque con una X esta casilla. Si esta venta se realizó en una tienda o cualquier otro establecimiento permanente de venta al por menor, no marque esta casilla.
Para cualquier pago realizado a los agricultores por las compañías de seguros de $600 o más.
Un pago de paracaídas de oro es cualquier pago que cumpla las siguientes condiciones:
Un exceso de pago de paracaídas dorado es la cantidad del pago que excede el salario del individuo. Por lo tanto, si el salario del individuo era de $200 mil y el pago era de $1 millón, el exceso de pago del paracaídas dorado sería de $800 mil.
Nuevamente, estos deben ser de $600 o más para calificar.
¿Suena compleja la declaración de impuestos de los freelances? Eso es porque, sinceramente, ¡lo es! Los freelances tienen muchas cosas de las que preocuparse, desde completar el trabajo y gestionar la facturación y los pagos hasta equilibrar numerosos proyectos, personalidades, plazos y mucho más. Gestionar sus propios impuestos como freelance es una pieza compleja del rompecabezas de la que, francamente, probablemente podría prescindir.
Aún más intimidantes son las consecuencias de presentar una declaración incorrecta. Independientemente de que su error sea accidental o intencionado, el IRS le impondrá sanciones en caso de que algo sea incorrecto.
¿Nuestro consejo? No lo haga solo. Hay servicios de preparación de impuestos a su alcance, llenos de profesionales fiscales que han dedicado su vida a ayudar a los freelances y a las pequeñas empresas como usted a gestionar sus impuestos. Nosotros nos encargamos de la preparación de impuestos para pequeñas empresas, para quitarle un poco de estrés. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener ayuda.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.
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