Las pequeñas empresas constituyen un pilar fundamental dentro de la economía de Estados Unidos. Según el Instituto JP Morgan Chase, las pequeñas empresas constituyen el 99,9% de todas las empresas estadounidenses y representan el 45% del PIB nacional. Sin embargo, muchos propietarios de pequeñas empresas pagan en realidad más impuestos de los que necesitan; mientras que las grandes corporaciones suelen contratar a los contadores, que trabajan a tiempo completo para encontrar ahorros fiscales, muchas pequeñas empresas no tienen este privilegio. Como resultado, las pequeñas empresas a menudo se pierden de una gran cantidad de ahorros en impuestos mediante deducciones fiscales que pasan desapercibidos.
Este artículo trata de las deducciones que los propietarios de pequeñas empresas suelen pasar por alto, y de cómo puede determinar si su empresa puede optar a ellas.
Muchas pequeñas empresas realizan sus operaciones desde una oficina en casa. Una oficina en casa puede estar situada en una habitación de su residencia o en un edificio anexo a su casa. Trabajar desde una oficina en casa ofrece varias ventajas, como la flexibilidad, la facilidad de acceso y, por supuesto, las deducciones fiscales inherentes.
Sin embargo, el IRS puede ser muy estricto en cuanto a la elegibilidad; para asegurarse de que su oficina en casa tiene derecho a las deducciones, debe pasar dos pruebas.
Además, su oficina en casa tiene que ser su “lugar principal de negocios”. Como lugar principal de trabajo, debe utilizar su oficina en casa como lugar principal para reunirse con los clientes o realizar otras actividades comerciales. Si realiza tareas administrativas o de gestión en otro lugar, o tiene una oficina secundaria, el IRS rechazará su deducción por oficina en casa.
Los viajes de negocios pueden constituir un gasto importante, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas. Por suerte, existe una deducción para ello; actualmente, el IRS permite una deducción de 56 centavos por milla calificada. Esta tasa está sujeta a cambios cada año, pero debería mantenerse dentro del mismo rango. Puede hacer un seguimiento de sus millas de negocio fácilmente con un servicio como Mile IQ.
Desafortunadamente, no puede deducir su desplazamiento al trabajo. Sin embargo, hay una solución dentro del lenguaje del código de impuestos; la diferencia radica en cómo se define el “desplazamiento”.
El desplazamiento al trabajo se define como el viaje de ida y vuelta entre su casa y su empresa. Viajar desde su empresa a otro lugar de trabajo, como una sucursal o un lugar de reunión con un cliente o prospecto, se considera un viaje que puede ser objeto de una deducción por kilometraje. Aquí es donde una oficina en casa puede ser útil; cuando usted tiene una oficina en casa calificada, el viaje de negocios de su casa a otro lugar de negocios puede ser deducible porque no cumple con la definición de un desplazamiento al trabajo.
Por ejemplo, supongamos que tiene un restaurante a 50 kilómetros de su residencia. Supongamos que su restaurante no tiene ninguna oficina, y que usted puede hacer negocios en una oficina en casa que cumpla los requisitos. En ese caso, el viaje de 50 millas puede contar como kilometraje deducible en lugar de un desplazamiento no deducible.
Aunque la designación de Corporación S no es para todos los negocios, puede abrir la puerta a algunos ahorros fiscales de siguiente nivel. A diferencia de las corporaciones estándar, las S-Corps se consideran entidades “de paso” porque los ingresos, las pérdidas y las deducciones “pasan” directamente a los accionistas, eludiendo el impuesto sobre los ingresos de las empresas. Después de ser transferidos a los accionistas, los ingresos, las pérdidas y las deducciones se gravan a la tasa de impuesto sobre la renta de cada accionista.
La designación de S-Corp puede ser una opción popular para ciertos propietarios de empresas porque evitan la doble imposición, pero no es adecuada para todos. De hecho, muchas empresas ni siquiera pueden optar a ella. Las empresas con más de 100 accionistas o accionistas extranjeros, la propiedad de una corporación o sociedad separada, o múltiples clases de acciones están descalificadas.
Incluso si usted es elegible para una designación de S-Corp, varios inconvenientes deben ser considerados. Por ejemplo, las S-Corps deben gestionar las nóminas y retener los impuestos. Además, el IRS vigila de cerca las S-Corps para disuadir a quienes se aprovechan de la designación. Asimismo, los inversores externos suelen preferir invertir en las C-Corps en lugar de las S-Corps porque las C-Corps son más propicias para el crecimiento. Los beneficios de las S-Corp están sujetos a impuestos, mientras que las ganancias de las C-Corp sólo se gravan una vez distribuidas, lo que anima a las C-Corps a mantener el dinero en la empresa para financiar el crecimiento.
La designación de S-Corp no es óptima para todas las empresas, pero para las pequeñas empresas muy rentables con accionistas, puede ahorrar mucho dinero al evitar la doble imposición.
Los objetivos de la deducción de las comidas para empresas cambian constantemente, pero 2021-22 se perfila como un período óptimo para el ahorro fiscal relacionado con las comidas. El reciente proyecto de ley de desgravación COVID-19 permite a las empresas deducir el 100% del costo de las comidas, alimentos y bebidas de los restaurantes relacionados con la empresa en 2021 y 2022.
Por definición, los artículos de comida y bebida deducibles incluyen todos los alimentos y bebidas, incluyendo:
Los gastos de entrega, el impuesto sobre las ventas y las propinas también están cubiertos.
En particular, los gastos de representación no son deducibles, pero las comidas en locales de entretenimiento sí pueden serlo. Aunque pueda parecer un inconveniente en ese momento, pida siempre un recibo detallado en los locales de entretenimiento que separe la comida del gasto de entretenimiento.
Siempre es una buena práctica documentar todos los gastos relacionados con la empresa, y las comidas de negocios no son diferentes. Después de cada comida de negocios, recuerde poner el recibo en algún lugar seguro como su tablero de contabilidad en línea. Hacerlo es crucial para proteger sus finanzas en caso de una auditoría.
Hacer regalos a sus clientes es algo más que una vía rápida hacia sus corazones; puede ahorrarle dinero a su empresa en su declaración de impuestos. El IRS permite una deducción empresarial de hasta $25 por cliente al año.
La ropa de trabajo también puede ser deducible, pero con muchas condiciones: no se puede deducir la ropa de trabajo adecuada para la calle, por ejemplo. Para tener derecho a la deducción de la ropa de trabajo, la ropa en cuestión debe ser “obligatoria para su trabajo y no apta para el uso diario”.
Desafortunadamente, esto significa que no puede deducir un traje italiano nuevo y hecho a medida, incluso si es necesario para su trabajo, pero un contratista de soldadura bariátrica podría deducir el costo de los trajes de neopreno, por ejemplo. Sin embargo, existe una solución para deducir la ropa de calle: si la ropa contiene un logotipo visible de la empresa, puede considerarse publicidad, lo cual es deducible..
Otra oportunidad de deducción son las contribuciones caritativas. Sin embargo, deducir estas contribuciones no es tan sencillo como uno podría esperar. Las únicas empresas que pueden deducir directamente las donaciones caritativas son las C-Corps, y la mayoría de las pequeñas empresas no son C-Corps.
Afortunadamente, existe una solución: clasificar la contribución caritativa como un gasto de publicidad. No se trata de un simple trabajo del tipo “clasificar mal la deducción y esperar que el IRS no se dé cuenta”, lo cual, por cierto, es ilegal. Para clasificar con éxito su donación como gasto de publicidad, debe ser capaz de demostrar cómo ha convertido la donación en un anuncio.
Por ejemplo, una empresa puede conseguirlo donando dinero a un programa deportivo o artístico de un instituto local, que, a su vez, incluirá a la empresa como patrocinador, por ejemplo, en un programa impreso o en un panel de resultados. A su vez, la donación se clasifica como “gasto empresarial necesario” y ahora es deducible como gasto publicitario, sin dejar de apoyar una causa que le interesa.
Los beneficios fiscales para las pequeñas empresas existen por una razón. Lamentablemente, muchos propietarios de pequeñas empresas que no tienen conocimientos financieros, o que no emplean a contadores especializados en pequeñas empresas, se pierden lo que es, básicamente, dinero gratis. Estar familiarizado con las principales deducciones fiscales es muy beneficioso para los resultados de cualquier empresa y puede incluso ayudar a los propietarios de negocios a buscar oportunidades para obtener más deducciones fiscales. Debido a que el panorama fiscal de las empresas es propenso a cambios rápidos y anuales, es crucial que los propietarios de negocios mantengan sus oídos atentos a las próximas oportunidades para ahorrar.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.
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