Las cuentas por pagar son un concepto crucial para cualquier empresa que opere con crédito: cada vez que una empresa compra a un proveedor a crédito, se realiza una entrada contable para las cuentas por pagar. Algunas empresas más grandes albergan departamentos enteros dedicados exclusivamente a la gestión de las cuentas por pagar. Estos departamentos suelen encargarse de resolver los pagos que la empresa debe a los acreedores.
Los departamentos de cuentas por pagar no sólo se encargan de pagar las facturas, sino que suelen llevar a cabo al menos tres funciones esenciales, además de pagar las facturas..
En cualquier empresa que requiera que su personal viaje, el departamento de cuentas por pagar gestionará sus gastos de viaje. Esto puede incluir la realización de reservas para aerolíneas, alquiler de automóviles y hoteles. Dependiendo de la estructura de responsabilidad de la empresa, el departamento de cuentas por pagar puede procesar las solicitudes y desembolsar los fondos para cubrir los gastos de viaje. Después de que se produzcan los viajes de negocios, el departamento de cuentas por pagar suele liquidar la diferencia entre los fondos distribuidos y el gasto real.
Las cuentas por pagar se encargan de distribuir los pagos internos, administrar asuntos menores de flujo de efectivo y distribuir los certificados de exención del impuesto sobre las ventas. Para corroborar las solicitudes de reembolso, los empleados de una empresa deben entregar un informe de registro manual o recibos, o ambos. Los gastos triviales, como el material de oficina, el franqueo o un pequeño almuerzo con un cliente, se consideran asuntos menores de flujo de efectivo y son gestionados por Cuentas por Pagar. Además, Cuentas por Pagar se encarga de los certificados de exención del impuesto sobre las ventas, que son certificados especiales emitidos a los gerentes para garantizar que las compras de la empresa que cumplen los requisitos no incluyen el impuesto sobre las ventas en el total.
El departamento de cuentas por pagar es responsable de organizar y mantener la información de los proveedores, las condiciones de pago y la información del IRS W-9. El departamento de cuentas por pagar gestiona las órdenes de compra preaprobadas o verifica las compras después del punto de venta, dependiendo de la estructura de responsabilidad de la empresa. El departamento de cuentas por pagar también gestiona los informes de análisis de la antigüedad de fin de mes. Estos informes proporcionan a la dirección una imagen clara del crédito de la empresa.
Además de las tres funciones mencionadas anteriormente, el departamento de cuentas por pagar reduce costos reconociendo los patrones de crédito y desarrollando estrategias para ahorrar dinero en el departamento de crédito. Por ejemplo, algunas facturas contienen períodos de descuento implícitos. Las cuentas por pagar liquidarán las obligaciones de crédito dentro del plazo definido para recibir el descuento. Además, las cuentas por pagar constituyen una línea directa de contacto entre una empresa y los representantes de sus proveedores. Mantener relaciones comerciales sólidas y positivas entre la empresa y sus proveedores puede suponer ciertas ventajas, como la flexibilización de las condiciones de crédito.
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El departamento de cuentas por pagar debe seguir lo que se conoce como proceso de cuentas por pagar. El proceso de cuentas por pagar es un conjunto de procedimientos que se llevan a cabo al realizar el pago a un proveedor. Debido al enorme volumen de transacciones que manejan muchos departamentos de cuentas por pagar, estas pautas son esenciales para mantener una información coherente y precisa.
El proceso de cuentas por pagar es el siguiente:
Para garantizar la seguridad del efectivo y los activos de la empresa, el proceso de cuentas por pagar debe contar con controles internos para evitar el pago de una factura fraudulenta o inexacta, o el pago accidental de una factura de proveedor dos veces.
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Estas cuentas por pagar figuran en el balance de una empresa como un pasivo corriente. Las cuentas por pagar consisten en un conjunto de créditos a corto plazo concedidos por los proveedores y acreedores de una empresa. Un departamento de cuentas por pagar también gestiona los pagos internos de los gastos de la empresa, los viajes y asuntos menores de flujo de efectivo. Comparar el balance vs. la cuenta de resultados.
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Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
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