A menos que su empresa funcione estrictamente con dinero en efectivo, es probable que venda a sus clientes a crédito. Cuando vende a crédito, su cliente, que recibe la mercancía o el servicio inmediatamente, envía una factura que se cumplirá en el futuro. La gran mayoría de las empresas venden a crédito, y todas las empresas que lo hacen deben llevar un registro de todo el dinero que sus clientes deben en una cuenta conocida como cuentas por cobrar.
Este artículo repasa el funcionamiento interno de las cuentas por cobrar, en qué se diferencian de las cuentas por pagar, y cómo la gestión de sus finanzas puede conducir a una mayor rapidez en los pagos.
En pocas palabras, las cuentas por cobrar se refieren al dinero que sus clientes deben por los bienes o servicios que le compraron en el pasado. Este dinero se registra normalmente como un activo en el balance; viven en la parte de “activos corrientes” en su balance o plan de cuentas.
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Mientras que las cuentas por cobrar se consideran una cuenta de activo, que representa el dinero que sus clientes le deben, las cuentas por pagar se consideran una cuenta de pasivo. Esto se debe a que, con las cuentas por pagar, los papeles se invierten: usted es el cliente.
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Las cuentas por cobrar se consideran una cuenta de activo. Por lo tanto, no se considera una cuenta de ingresos. Sin embargo, debido a los mecanismos inherentes a la contabilidad por devengo, su empresa registra simultáneamente los ingresos y estas cuentas. Pero recuerde: si su empresa funciona estrictamente con el sistema de caja, no hay cuentas por cobrar. En el sistema de caja, las transacciones no se consideran ventas hasta que el dinero está físicamente en su cuenta bancaria.
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Desafortunadamente, existen clientes problemáticos. Estos clientes suelen pagar tarde, o no pagar en absoluto. Cuando un cliente no paga, sus cuentas por cobrar siguen siendo incobrables; esto se conoce como deudas incobrables.
Las empresas deben estimar el total de sus deudas incobrables con antelación para asegurarse de que las cuentas por cobrar que aparecen en sus estados financieros no son demasiado elevadas. Esto es posible estableciendo lo que se conoce como “provisión para cuentas incobrables”.
Por ejemplo, digamos que usted espera que sus ventas anuales totales para el año sean de $500,000. A través de la experiencia, usted espera que no cobrará el 5% de las cuentas por cobrar.
Para estimar sus deudas incobrables anuales, usted multiplica las ventas totales por el porcentaje de deudas incobrables esperado ($500,000 x 0,05). A continuación, usted abonaría la cantidad resultante ($25.000) a su provisión para cuentas incobrables y cargaría el gasto por deudas incobrables por la misma cantidad.
Cuando se haga evidente que una cuenta por cobrar no se va a cumplir, hay que darla de baja como gasto por deudas incobrables. Es importante tener en cuenta que la provisión para cuentas incobrables simplemente estima la cantidad que no podrá cobrar de determinados clientes.
En ocasiones, puede clasificar erróneamente un importe pendiente de cobro desde hace tiempo como deuda incobrable, sólo para que el cliente problemático acabe por cumplirlo después. Para registrar esta transacción, se empezaría cargando las cuentas por cobrar por el importe pendiente para recuperar la cuenta por cobrar en los libros y, a continuación, se acreditarían los ingresos por el importe. A continuación, para registrar el pago en efectivo, se cargará el importe en la cuenta de efectivo y se abonará el mismo importe en las cuentas por cobrar. Esto cierra la transacción de una vez por todas.
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La meta de cualquier empresa es tener muchos clientes. Sin embargo, una de las dificultades implícitas de tener muchos clientes que pagan a crédito es que el plazo de pago difiere de un cliente a otro, y algunos clientes tienden a pagar muy, muy tarde.
Una de las mejores formas de controlar la morosidad es calcular el índice de rotación de estas cuentas por cobrar. El índice de rotación de cuentas por cobrar es un cálculo financiero sencillo que refleja la velocidad a la que sus clientes pagan sus obligaciones.
Puede calcular su índice de rotación de cuentas por cobrar dividiendo sus ventas netas totales por su promedio de cuentas por cobrar.
Por ejemplo, digamos que al principio del año, usted tenía un total de cuentas por cobrar de $5,000. Al final del año, el total de cuentas por cobrar es de $4,000. Sus ventas netas totales para el año fueron de $120,000.
En primer lugar, debe calcular su promedio de cuentas por cobrar para el año. Para ello, sume las cantidades iniciales y finales de sus cuentas por cobrar y divídalas por dos, así
Para obtener finalmente el índice de rotación de las cuentas por cobrar, divida las ventas netas, que ascienden a $120.000, entre el promedio de las cuentas por cobrar, de la siguiente manera
$120,000 / $4,500 = 26.666…
Teniendo en cuenta estas cifras, el índice de rotación de cuentas por cobrar es de 27 si se redondea. Cuanto más alta sea esta cifra, más rápido liquidan sus clientes sus obligaciones.
Supongamos que usted quiere calcular exactamente la rapidez con la que le pagan. En ese caso, puede calcular su periodo medio de crédito de ventas dividiendo 52, el número de semanas de un año, por su índice de rotación de cuentas por cobrar:
52 semanas / 27 = 1.92 semanas
Esta cifra significa que sus clientes tardaron en promedio unas dos semanas en liquidar sus obligaciones en el año en cuestión. Este ejemplo ha dado lugar a un cambio bastante rápido; no se desanime si su cambio no es tan rápido.
Mejorar el tiempo de respuesta de sus clientes requiere paciencia, proactividad y un poco de gusto creativo. Si aplica una política de crédito bien comunicada y organizada, por ejemplo, sus clientes sabrán exactamente lo que usted espera de ellos en términos de reembolso. Puede pedir depósitos por adelantado en los pedidos de mayor costo o aplicar la acumulación de intereses en los pagos atrasados. Si comunica claramente estas estipulaciones a sus clientes, su plazo de entrega se reducirá en poco tiempo.
Sin embargo, quizá sus clientes respondan mejor a un incentivo que a un castigo. ¿Por qué no ofrecer un incentivo financiero, como un descuento por reembolso anticipado? Aquí es donde el conocimiento de su base de clientes es fundamental: puede utilizarlo para dar forma a su política de crédito en el futuro.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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