Servicios de contabilidad para su hotel

Written by: Jacob Dayan

El sector de la hotelería es notoriamente complejo y requiere una gestión cuidadosa para tener éxito. Dirigir un negocio hotelero no es tarea fácil, sobre todo si no se tiene formación financiera. Desde la gestión de las expectativas de los huéspedes hasta la elaboración de presupuestos precisos para la temporada alta y baja, hay mucho que controlar.

Si tiene problemas con la gestión financiera de su negocio hotelero, no está solo. De hecho, muchos hoteles se enfrentan a los desafíos únicos de la estacionalidad, la contabilidad de múltiples (y no estandarizados) flujos de ingresos y gastos, y el mantenimiento de las responsabilidades diarias de manejo de libros.

Afortunadamente, hay recursos disponibles para ayudarle a tener éxito, como nuestra visión general de la contabilidad hotelera. Trataremos las dificultades que hay que evitar, los consejos para el manejo de libros y la contabilidad y, si no quiere hacerlo solo, el modo en que puede utilizar nuestros servicios de contabilidad para hoteles en su beneficio. ¿Necesita respuestas rápidas? Utilice los enlaces que aparecen a continuación para guiarse por la sección adecuada.

• • Importancia de la contabilidad para la industria hotelera
  • Desafíos contables a los que se enfrentan las empresas hoteleras
  • Cómo mantener las cuentas de un hotel
  • Por qué externalizar la contabilidad de su hotel
    • Ventajas de los servicios de contabilidad para hoteles de FinancePal
  • Contabilidad de hoteles y cumplimiento de impuestos
  • Domine la contabilidad de su hotel para un mejor futuro financiero

Importancia de la contabilidad para la industria hotelera

No se puede dirigir ningún tipo de negocio sin un buen conocimiento de las finanzas, y eso incluye al sector de la hospitalidad. Se invierte mucho esfuerzo en crear la imagen y la experiencia perfecta de los huéspedes, pero lo que alimenta esos aspectos esenciales de la gestión hotelera y el éxito es una buena base financiera. Esa base comienza con procesos de contabilidad actualizados y precisos.

Para entender lo vital que es la contabilidad para su negocio hotelero, es importante ver el panorama general de cómo la contabilidad y la gestión financiera adecuadas afectan a su organización:

• • Llevar un control del flujo de efectivo: Tener una visión clara del flujo de efectivo de su hotel es importante porque así se sabe cuánto dinero tiene para gastar. El flujo de efectivo muestra la cantidad de dinero que entra y sale de su negocio, lo cual es una información útil para no gastar en exceso.
  • Presupuestos: Un presupuesto mensual es fundamental para cualquier negocio, pero no puede hacerlo si no tiene registros detallados de sus gastos, así como de todas las fuentes de ingresos.
  • Previsión: Los registros financieros coherentes son necesarios para que usted pueda crear previsiones realistas que pueda utilizar para planificar futuros proyectos y gastos. Esto es especialmente importante si quiere ampliar su hotel a nuevas ubicaciones en un futuro próximo.
  • Gestionar las nóminas: Los empleados de un hotel son indiscutiblemente esenciales para el funcionamiento de cualquier hotel y para mantener las expectativas de los huéspedes. Y uno de los aspectos más importantes para mantener a sus empleados contentos es pagarles en su totalidad y a tiempo. Si su contabilidad no se mantiene, esto puede convertirse en un problema rápidamente.
  • Cumplimiento fiscal: El IRS no es algo con lo que se pueda jugar, y esto es especialmente cierto cuando se trata de la presentación de informes financieros y el pago de los impuestos de su pequeña empresa. Sin embargo, cuando la contabilidad de su hotel no se lleva correctamente, podría encontrarse en violación de ambos requisitos. ¿Cómo? Cuando su manejo de libros y su contabilidad no son correctos, sus registros financieros se vuelven inexactos, lo que afecta a la forma en que se declaran sus impuestos. Si se realiza una auditoría y se detecta el error, podría enfrentarse a graves sanciones.

Como puede ver, la contabilidad es un aspecto importante de su capacidad para tomar decisiones financieras inteligentes como director de hotel. Aunque usted tenga toda la intención de controlar la contabilidad de su hotel, hay muchos obstáculos que pueden desanimarle o limitar lo bien que se ejecuten sus mejores intenciones.

Desafíos contables a los que se enfrentan las empresas hoteleras

Teniendo en cuenta el funcionamiento de los hoteles y todas las partes implicadas, hay ciertos factores que pueden hacer que la contabilidad de la hospitalidad sea difícil, si no imposible, para una persona sin formación.

Veamos con más detalle algunos de estos desafíos únicos:

• • Gran número de flujos de ingresos: Aunque tener una multitud de flujos de ingresos (restaurante en el hotel, bar, alquiler de salas de conferencias, servicio de habitaciones, etc.) no es necesariamente algo malo, puede hacer que la contabilidad de su hotel sea mucho más compleja que la de un negocio promedio con una línea de productos limitada (y predecible).
  • Mantener servicios no rentables: Hay una serie de servicios que los hoteles simplemente deben ofrecer y que no aportan ningún ingreso. Esto incluiría cualquier servicio de cortesía, como ofrecer limpieza en seco, desayuno continental, etc. Si bien estos servicios pueden tener un costo mínimo por huésped, pueden acumularse. Si no se tienen en cuenta estos costos, que se pasan por alto fácilmente, se pueden erosionar los beneficios y tener un grave impacto en el resultado final. Es importante asegurarse de que estos costos se contabilicen y se incluyan en las tarifas de las habitaciones para evitar pérdidas importantes.
  • Ocupación: Los índices de ocupación pueden ser difíciles de predecir para los hoteles, ya que pueden depender de la temporada, la economía, las campañas de marketing y otros factores. Y lo peor es que la ocupación puede tener un gran impacto en los ingresos, por lo que es importante poder predecir la ocupación con cierta precisión.
  • Variación de las tarifas de las habitaciones: A diferencia de un producto o servicio específico, las tarifas de las habitaciones no tienen necesariamente un precio fijo. En cambio, las tarifas de las habitaciones pueden variar en función del tipo de habitación, la vista, si es un día de la semana o un fin de semana, y la temporada.
  • Gastos de habitación: Otra fuente de ingresos que puede ser difícil de registrar y utilizar como factor en las predicciones son los gastos de habitación. Esto se debe a que no hay una norma: algunos huéspedes pueden optar por utilizar el servicio, o no. Además, algunos huéspedes de alto nivel pueden poner cientos o incluso miles de dólares en su cuenta de habitación, mientras que otros hacen compras más pequeñas como el desayuno en la cama o una sola botella de champán.
    • Tenga en cuenta que si ofrece paquetes que incluyen el servicio de habitaciones en su hotel o resort, tendrá que asegurarse de tener una forma de contabilizar estos gastos adicionales (incluyéndolos en el costo de la estadía de los huéspedes).
  • Estacionalidad: Como se ha mencionado, la estacionalidad puede tener un gran impacto en los ingresos. Dependiendo de su ubicación, la influencia estacional en su hotel puede variar. Sin embargo, en muchos lugares hay una clara temporada turística (o de convenciones) que define las temporadas de entrada y de salida.
  • Personal: En el sector de la hospitalidad, ya sean restaurantes, hoteles u otros negocios, la dotación de personal es un reto constante. Si el personal es excesivo, se pierde dinero; si es insuficiente, se corre el riesgo de que el servicio al cliente sea de menor calidad y de que los clientes se enfaden.
  • Planificación de recursos: Además de la dotación de personal, hay que planificar cómo asignar otros recursos, como el personal (cuántos asistentes de limpieza necesita, qué restaurantes o bares necesitan más camareros, etc.), la preparación de alimentos, la planificación de eventos, etc.

Cuando use estos factores como parte de su presupuesto y de la planificación de futuros emprendimientos, es importante usar promedios. Si bien esto no le dará un número fijo que vaya a ser consistente, proporciona lo más cercano a la precisión que va a ser capaz de obtener.

Aunque estos retos son bien conocidos en el sector, rara vez se comprueban y regulan adecuadamente dentro de la contabilidad de la hospitalidad, lo que lleva a problemas mucho mayores en el futuro. Dicho esto, no se desanime. Conocer estos escollos comunes es el primer paso en la dirección correcta.

Cómo mantener las cuentas de un hotel

Ahora que es consciente de estos retos y de cómo pueden afectar a su cuenta de resultados, es el momento de aprender cómo puede contrarrestar estos problemas y asegurarse de que sus finanzas estén en orden. Para empezar, hay varios consejos clave para mantener las cuentas del hotel:

• • Tómese el tiempo necesario para conocer bien sus gastos y flujos de ingresos. Hay una gran variedad de gastos fijos (contratos con proveedores, suscripciones a programas informáticos, impuestos del edificio, etc.) y variables (nóminas, artículos de aseo, suministros de limpieza, comisiones, etc.). Entender qué son y cómo se clasifican es esencial para un correcto manejo de libros. Lo mismo ocurre con los ingresos.
  • Hay que registrar los flujos de ingresos por separado para poder contabilizarlos correctamente. Cada flujo de ingresos debe registrarse en su propio libro de contabilidad. Esto le permite seguir de cerca y analizar la rentabilidad de cada flujo de ingresos.
  • Mantenga sus libros al día. Dejar todas las tareas de manejo de libros y contabilidad para final de mes puede llevar a un trabajo apresurado, a un estrés innecesario, a errores de cálculo y a una contabilidad incorrecta en general. En su lugar, hágalo a diario si puede. Muchos gerentes consideran que hacerlo como parte de sus tareas nocturnas hace que su trabajo sea mucho menos estresante.
  • Manténgase al día de las normativas financieras que se aplican al sector de la hospitalidad. Cada sector tiene una normativa financiera específica que debe cumplir para estar en regla.
  • Racionalice los procesos contables en la medida de lo posible. Cuanto más organizados estén los procesos de manejo de libros y de contabilidad, menos tiempo se necesitará y menos margen de error habrá.
  • Asegúrese de que la persona que se encarga de las finanzas está formada en contabilidad hotelera. Ya sea usted, otro miembro del personal administrativo, o incluso un contador interno, asegúrese de que están formados en los detalles de la contabilidad del hotel y de la hospitalidad. Con tantos factores únicos que hay que tener en cuenta, hacerlo podría ser la diferencia entre unos registros financieros fiables y tener un enorme lío en las manos.
  • En caso de duda, recurra a un profesional. Como en todos los aspectos de la gestión empresarial, cuando se encuentre con un obstáculo para el éxito o tenga preguntas técnicas, no debe avanzar a ciegas. En lugar de eso, debería consultar a un profesional, ya sea un asesor financiero, recursos de una autoridad del sector o su mentor.

Si está empezando a familiarizarse con la contabilidad en general, hay algunas publicaciones adicionales del blog que debería consultar para obtener una comprensión básica de los conceptos que manejará cuando gestione sus finanzas:

• • Aprenda más sobre la diferencia entre el manejo de libros y la contabilidad y cómo estos dos procesos se unen.
  • Revise 10 consejos básicos de contabilidad para pequeñas empresas.
  • Determine si el método de contabilidad de caja o de devengo es el mejor para su negocio hotelero.

Si todo esto le parece abrumador, debe saber que no está abandonado a su suerte. Aunque los programas informáticos pueden ser útiles, siguen requiriendo conocimientos de contabilidad hotelera y le hacen depender completamente de la tecnología. Sin embargo, hay otra manera: externalizar con servicios profesionales de contabilidad hotelera.

Por qué externalizar la contabilidad de su hotel

Dirigir un hotel implica muchas partes en movimiento, siendo la gestión financiera la base de las operaciones. Con todas estas responsabilidades que exigen su atención, puede ser difícil llevar la contabilidad, que se les olvida a muchos propietarios de hoteles.

Es importante tener en cuenta que hacer suposiciones erróneas sobre las finanzas de su negocio hotelero puede dar lugar a una planificación extremadamente defectuosa y, en el peor de los casos, puede llevar a su hotel a la ruina.

Para mantener el manejo de libros y la contabilidad en orden, normalmente se recomienda subcontratar la contabilidad de su negocio hotelero si puede hacerlo. Si se pregunta si el gasto adicional merece realmente la pena, he aquí una breve lista de algunas de las ventajas más notables:

• • Capacidad para enfocarse en el crecimiento del negocio: Una de las mayores ventajas de subcontratar la contabilidad es recuperar el tiempo para enfocarse en la gestión de los muchos otros aspectos del hotel y preparar la expansión. El crecimiento de un negocio, especialmente en el sector de la hospitalidad, requiere mucho tiempo y esfuerzo, algunos dirían que incluso toda su atención.
  • Menos estrés y frustración al intentar aprender contabilidad: Para alguien sin formación financiera, aprender los principios de contabilidad puede ser un reto, especialmente cuando lo que está en juego es el éxito financiero de su negocio hotelero. Cuando se le quita esta carga de encima, puede tomar un respiro de alivio.
  • Registros financieros precisos: Cuando sus registros financieros de un período son inexactos, esto le coloca en una situación de desventaja que puede afectar negativamente a sus decisiones ahora, y tener repercusiones duraderas en sus resultados. Contar con registros contables y financieros preparados por profesionales le permitirá obtener información útil y una mejor base para realizar previsiones.
  • Estados financieros correctos: Disponer de registros financieros precisos es importante por varias razones. Más allá de ayudar a la elaboración de presupuestos y previsiones, tener unos registros financieros completos y correctos es esencial cuando se trata de conseguir financiación, ya que los bancos y los inversores querrán revisarlos primero.
  • Ahorrar dinero: Si elimina los puestos internos innecesarios o utiliza su valioso tiempo de forma más inteligente, puede ahorrar dinero. En lugar de pagar a un contador interno, que puede resultar caro si se incluye el salario, los beneficios, etc., puede invertir esos ahorros en operaciones vitales y en el crecimiento del negocio.
  • Asesoramiento financiero profesional: Con un equipo de contadores externo que se especialice en la contabilidad de la hospitalidad, obtendrá acceso a un nivel completamente nuevo de experiencia. Con un experto contable para hoteles que revise sus gastos, ingresos, etc., podrá obtener valiosas ideas y recomendaciones que le ayudarán a llevar su negocio en una mejor dirección financiera.
  • Depreciación adecuada de los activos: La depreciación de los activos es un aspecto importante de la contabilidad adecuada para las empresas que poseen maquinaria y otros equipos que pierden valor con el tiempo. Dado que estos artículos suelen suponer una gran inversión financiera, es importante tener una buena idea de cuándo tendrán que ser sustituidos y cuánto puede recuperar si los vende en ese momento.

Como puede ver, los servicios de contabilidad pueden ser una forma rentable y eficaz de eliminar la carga de llevar la contabilidad internamente.

Ventajas de los servicios de contabilidad para hoteles de FinancePal

Si está pensando en externalizar la contabilidad de su hotel, querrá encontrar un proveedor que le ofrezca el máximo valor. Si contrata los servicios de contabilidad de hoteles de FinancePal, podrá beneficiarse de:

• • Un equipo dedicado que conoce su negocio por dentro y por fuera.
  • Acceso a nuestra plataforma de alta tecnología, pero fácil de usar.
  • Información financiera centralizada que le permite recopilar los puntos clave.
  • Estados financieros semanales y mensuales.
  • Servicios de contabilidad adaptados al sector y a las necesidades de su hotel.
  • Opciones de precios accesibles.
  • Asistencia de nuestros contadores para hoteles con sede en Estados Unidos siempre que lo necesite.
  • Asesoramiento financiero adaptado a su negocio.

Además de la contabilidad para pequeñas empresas, puede aprovechar nuestro equipo de expertos financieros, incluidos los profesionales de la fiscalidad, cuando elija la gestión financiera integral con FinancePal.

Contabilidad de hoteles y cumplimiento de impuestos

Además de la elaboración de presupuestos, las previsiones y la buena gestión financiera general de su hotel, la contabilidad también está relacionada con el cumplimiento de las obligaciones fiscales (como se ha mencionado anteriormente). Contar con un contador para hoteles puede ayudarle a evitar todo el efecto de los estados financieros incorrectos y, como resultado, la declaración de impuestos incorrecta. Pero hay más cosas que hacer con sus impuestos que simplemente tomar la información de sus estados financieros y llenar los formularios de impuestos. Ahí es donde entra en juego la ayuda de un profesional de los impuestos.

Con FinancePal, puede elegir incluir la preparación de impuestos en sus servicios. Nuestros expertos en impuestos están bien versados en la presentación de impuestos para negocios basados en la hospitalidad como el suyo. Con nuestros servicios de preparación de impuestos, puede esperar lo siguiente:

• • Máximo ahorro fiscal.
  • Presentación y pago adecuados de los impuestos.
  • Temporada de impuestos sin estrés.
  • Buena reputación con el IRS.

Ya no tendrá que preocuparse por saltarse las fechas límite de los impuestos, por llenar mal los formularios o por calcular mal el pago estimado: nuestros expertos lo tendrán todo cubierto.

Si considera los costos típicos de preparación de impuestos para las pequeñas empresas, verá que tiene sentido agrupar sus servicios, especialmente porque su equipo puede trabajar en conjunto para asegurar que todos los aspectos financieros de su hotel funcionen sin problemas.

Domine la contabilidad de su hotel para un mejor futuro financiero

Puede ser fácil sentirse abrumado por las responsabilidades financieras de la gestión de un hotel, pero con estos consejos, estará mejor equipado para gestionar su negocio. Y si decide que tiene sentido externalizar los servicios de contabilidad de su hotel, FinancePal está aquí para ayudarle con servicios de gestión financiera líderes en el sector, expertos financieros y fiscales con sede en Estados Unidos y una plataforma de vanguardia que hará que el estrés por la contabilidad de su negocio hotelero sea cosa del pasado. Empiece hoy mismo a dar el siguiente paso hacia un mejor futuro financiero.

About the Author

Jacob Dayan, Esq.

Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.

Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.

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About the Author

Nick Charveron, EA

Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.

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Jason Gabbard, Founder and CEO of JUSTLAW

Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.

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Andrew Jordan, Chief Operations Officer at FinancePal

Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.